Thủ tục và thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

1. Thủtục công chứng hợp đồng, giao dịch:

Khi người có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch thì cần tuân thủ lần lượt các bước sau:

Bước 1: chuẩn bị hồ sơ:

Người có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch cần chuẩn bị trước các loại giấy tờ sau:

– Phiếu yêu cầu công chứng (thông thường khi đến tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng thì tổ chức thực hiện công chứng đó sẽ cấp cho người yêu cầu công chứng phiếu yêu cầu này). Người yêu cầu công chứng cần lưu ý điền đầy đủ các thông tin sau vào phiếu yêu cầu công chứng:

+ Thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng;

+ Nội dung cần công chứng;

+ Danh mục giấy tờ gửi kèm theo;

Còn đối với các thông tin mà bên phía tổ chức hành nghề công chứng (công chứng viên) phải điền bao gồm các thông tin sau:

+ Tên tổ chức hành nghề công chứng;

+ Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng;

+ Thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

– Dự thảo hợp đồng, giao dịch (áp dụng trong trường hợp người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn);

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao cácgiấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy địnhbắt buộc phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịchcó liên quan đến tài sản đó;

– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ bao gồm những loại giấy tờ đã chuẩn bị trước đã nêu ở trên đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mà mình muốn đến thực hiện việc công chứng. Lưu ý rằng, nếu như các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trong một phạm vi nhất định thì người yêu cầu công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện đúng theo quy định, ví dụ như việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản thìphải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi màcó bất động sản.

Nếu như trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì khi đến tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch người có yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch cho công chứng viên biết rõ.

Bước 3: Thụ lý hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng hoàntoàn đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Bước 4: Giải quyết hồ sơ

– Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng những quy định về thủ tục công chứng và những quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch;

– Côngchứng viên giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ cácquyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việcthực hiện tham gia hợp đồng, giao dịch;

– Trong trường hợp côngchứng viên có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõhay việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng éphoặc có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng; các đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì:

+ Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng phảilàm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành thựchiện xác minh hoặc yêu cầu giám định;

+ Trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Bước 5:

– Trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn:Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch, nếu nhưtrong dự thảo hợp đồng, giao dịch có cácđiều khoản vi phạm pháp luật, trái vớiđạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với nhữngquy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng đểhọ sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

– Trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Trường hợp nội dung, ý định tronggiao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, khôngbị vi phạm pháp luật, không trái vớiđạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

Bước 6: Người yêu cầu công chứng tựmình đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe nêunhư cóđề nghị của người yêu cầu công chứng.

Bước 7: Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì thựchiện ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Bước 8: Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của những giấy tờ đãnêu ở mục trên để đối chiếu

Bước 9: công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Xem thêm: Bản sao là gì? Các loại bản sao? Giá trị pháp lý của bản sao?

2. Thủ tục công chứng bản dịch:

2.1. Bản dịch công chứng là gì?

Bản dịch công chứng haycòn được gọi với những cái tên quen thuộc khác như dịch thuật công chứng, dịch công chứng. Thực chất các tên gọi này đều nói chungđến một quy trình là sau khi giấy tờ được dịch thuật, chuyển ngữ từ loạingôn ngữ gốc qua ngôn ngữ được yêu cầu sẽ gọi là bản dịch. Sau đó, bản dịch sẽ được đem đi công chứng (đính kèm với bản gốc) tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Các giấy tờ này sau khi được công chứng sẽ được gọi là bản dịch công chứng.

Căn cứ khoản 1 Điều 2 củaLuật Công chứng 2014 thì có thể hiểu hoạt động công chứng bản dịch là hoạt động do cá nhân là công chứng viênlàm việc trong tổ chức hành nghề công chứng thực hiện,công chứng viên thựchiện chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái vớiđạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ Tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngượclại từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Công chứng bản dịch là thủ tục bắt buộc phải thực hiện đối với nhữngvăn bản, tài liệu nước ngoài có con dấu pháp lý khi muốn sử dụng tại Việt Nam.

2.2. Các trường hợpcông chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch:

Theoquy định của pháp luật về công chứng, các trường hợp sau công chứng viên sẽ không được nhận và công chứng bản dịch:

– Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

– Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát nênkhông thể xác định rõ nội dung;

– Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo đúngquy định của pháp luật.

2.3. Thủ tục công chứng bản dịch:

Người có yêu cầu công chứng bản dịch cần tuân thủ lần lượt các bước sau để thực hiện thủ tục công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể như sau:

Bước 1: chuẩn bị giấy tờ cần dịch

Người có yêu cầu công chứng bản dịch chuẩn bị sẵn bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 2: Người có yêu cầu công chứng bản dịch đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình muốn đến để thực hiện việc yêu cầu công chứng bản dịch nộp bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 3: Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 4: Công chứng viên kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện việc phiên dịch giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 5: sau khi Người phiên dịch đã phiên dịch xong giấy tờ, văn bản cần dịch thì phải ký vào từng trang của bản dịch.

Bước 6: công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Lưu ý rằng:

– Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải;

– Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai;

– Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ cácnội dung sau:

+ Thời điểm;

+ Địa điểm công chứng;

+ Họ tên công chứng viên;

+ Tên tổ chức hành nghề công chứng;

+ Họ tên người phiên dịch;

+ Chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch;

+ Chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái vớiđạo đức xã hội;

+ Có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

3. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch:

Tại Điều 43 Luật Công chứng 2014 quy định rõ thời hạn công chứng được xác định bắtđầu kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày tổchức được yêu cầu công chứng trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung cóliên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng củavăn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch cácgiấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng. Thời hạn công chứng sẽkhông quá 02 ngày làm việc; đối với cáchợp đồng, giao dịch màcó nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng sẽkhông quá 10 ngày làm việc.

Như vậy, thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch thông thường sẽ không quá 02 ngày làm việc, còn nếu như đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì sẽ không đượcquá 10 ngày làm việc. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch không bao gồm cả thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, dịch giấy tờ, văn bản.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Luật Công chứng 2014