Mẫu đơn đăng ký thang bảng lương và hướng dẫn cách viết

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương (hay còn gọi là thang lương hoặc bảng lương) là một hệ thống gồm các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương, được sử dụng để trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp. Việc trả lương cho nhân viên sẽ dựa trên thang bảng lương đã được thiết kế, phù hợp với năng lực và mức độ phức tạp của công việc.

Các nguyên tắc và quy định chung để xây dựng thang bảng lương được quy định tại các văn bản pháp luật như Bộ luật lao động 2019 (có hiệu lực từ 1/1/2021), Nghị định số 49/2013/NĐ-CP và Nghị định số 121/2018/NĐ-CP. Các văn bản này cũng là cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương riêng cho phù hợp với tính chất công việc và đặc thù của doanh nghiệp.

2. Mẫu đơn đăng ký thang bảng lương và hướng dẫn cách viết:

CÔNG TY …  Số: … V/v: Xin áp dụng mức lương tối thiểu và tự xây dựng bảng lương năm 2023

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc —–o0o——   ….., ngày … tháng … năm …….…

Kính gửi: Phòng Lao động Thương binh & Xã hội ………

Công ty …… thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ……… do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư ……cấp ngày … tháng … năm ……

Địa chỉ: ……….

Mã số thuế: ………

Người liên hệ: ………

Điện thoại liên hệ: ………

Thực hiện theo  Nghị định số 38/2022/NĐ-CP ngày 12/6/2022 quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các cơ quan tổ chức có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 (ban hành kèm theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP ngày 12/6/2022 của Chính phủ).

Căn cứ quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng.

Căn cứ các văn bản liên quan.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, Công ty ………xin đăng ký mức lương tối thiểu vùng với Phòng Lao Động – Thương Binh và Xã hội ….. là …… đồng/tháng kể từ ngày ………và Công ty tự xây dựng thang bảng lương áp dụng cho toàn thể CBCNV trong Công ty.

(Có danh sách bảng lương kèm theo)

Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý cơ quan.

Xin trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:   + Như kính gửi + Lưu VT

CÔNG TY …………………….. (Giám đốc ký và đóng dấu)

3. Lưu ý xây dựng thang bảng lương

Để có thể xây dựng thang bảng lương đạt chuẩn bạn cần phải lưu ý và nắm thật vững các quy định của pháp luật về thang lương, bảng lương. Bạn sẽ cần xây dựng thang bảng lương trong các trường hợp sau:

–   Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ thang bảng lương cho phòng Lao động Thương binh và xã hội tại cấp quận, huyện nơi mà doanh nghiệp hoạt động

–   Doanh nghiệp có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương để nộp.

–   Khi các quy định của pháp luật thay đổi thang lương bảng lương doanh nghiệp đã xây dựng trước đó không còn phù hợp.

4. Hướng dẫn Doanh nghiệp đăng ký thang bảng lương:

4.1. Trường hợp thực hiện đăng ký thang bảng lương:

Việc đăng ký thang bảng lương cần được thực hiện bởi doanh nghiệp trong hai trường hợp sau đây:

– Khi doanh nghiệp mới được thành lập, cần nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương tới Phòng Lao động Thương binh xã hội cấp quận/huyện tại địa điểm doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

– Khi doanh nghiệp đang hoạt động và có sự thay đổi về mức lương, cần xây dựng lại thang bảng lương và thực hiện đăng ký. Tuy nhiên, trước khi tiến hành thủ tục đăng ký thang bảng lương, doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đăng ký theo quy định

4.2. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương:

a. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương lần đầu:

Để đăng ký thang bảng lương lần đầu, các đơn vị, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Giấy ủy quyền của tập thể người lao động cho một cá nhân (trong trường hợp đơn vị không có tổ chức công đoàn cơ sở), kèm theo danh sách người lao động được ủy quyền.

2. Quyết định thành lập hội đồng xét duyệt thang bảng lương.

3. Hai bản thang lương, bảng lương.

4. Bản phụ cấp lương (nếu có).

5. Bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.

6. Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.

7. Biên bản họp hội đồng xét duyệt thang bảng lương.

8. Biên bản thỏa thuận giữa người lao động và chủ sử dụng lao động.

9. Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

10. Công văn thông báo thang bảng lương.

11. Công văn đăng ký hệ thống thang bảng lương, bảng lương.

b. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương đối với doanh nghiệp đăng ký khi lại thay đổi, điều chỉnh lại mức lương:

Để đăng ký thay đổi, điều chỉnh lại mức lương trên bảng lương, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. Một (01) bản thang lương, bảng lương cũ đã được xác nhận bởi Phòng Lao động-TB&XH của quận, huyện hoặc thị xã.

2. Ba (03) bản thang lương, bảng lương mới.

3. Ba (03) bản phụ cấp lương (nếu có).

5. Trình tự thủ tục thực hiện đăng ký thang bảng lương:

Trình tự thực hiện đăng ký như sau:

Để đăng ký thang bảng lương, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký và thông báo cho doanh nghiệp nếu thang, bảng lương vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, việc đăng ký thang bảng lương có thể được thực hiện bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Cụ thể:

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở xuống, hồ sơ đăng ký thang bảng lương nên được nộp tại trụ sở UBND cấp quận, huyện, thị xã hoặc thành phố trực thuộc Tỉnh.

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên, hồ sơ đăng ký thang bảng lương nên được nộp tại trụ sở cơ quan Sở Lao động TB&XH cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thang bảng lương là 5-7 ngày kể từ khi Phòng Lao động thương binh và xã hội xác nhận hồ sơ đăng ký là hợp lệ.

6. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương:

Theo Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP và Nghị định 90/2019/NĐ-CP quy định, nguyên tắc xây dựng thang bảng lương như sau:

– Đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ, thang lương và bảng lương phải được xây dựng dựa trên tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và quyết định của doanh nghiệp.

– Bội số của thang lương được tính bằng hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất và mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất. Số bậc trong thang lương và bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng ít nhất bằng 5%.

– Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương và bảng lương phải được xác định bởi công ty dựa trên mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh. Cụ thể: a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (bao gồm cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. c) Các công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải được trả mức lương cao hơn ít nhất 5% so với các công việc hoặc chức danh tương đương về độ phức tạp, làm việc trong điều kiện lao động bình thường. Đối với các công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, mức lương phải cao hơn ít nhất 7%.

– Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương và bảng lương bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương và nâng bậc lương cho người lao động.

– Thang lương và bảng lương phải được định kỳ rà soát và sửa đổi, bổ sung để phù hợp với điều kiện thực tế như đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và mức lương trên thị trường lao động. Điều này cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.

– Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương và bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện cho người lao động tại doanh nghiệp và công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp còn phải gửi bản báo cáo tới cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.

– Với các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương và bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu để được tham khảo ý kiến trước khi thực hiện. Đối với các công ty mẹ thuộc Tập đoàn kinh tế nhà nước và công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt, doanh nghiệp phải gửi bản báo cáo cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để được giám sát và theo dõi.

 Văn bản pháp lý sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật lao động 2019

– Nghị định 121/2018/NĐ-CP  và Nghị định 49/2013/NĐ-CP  

– Nghị định 90/2019/NĐ-CP