Trong môi trường công tác năng động và chuyên nghiệp như hiện nay, ngoài việc sáng tạo để tìm ra cách công tác nhanh hơn, hiệu quả hơn, thì việc xây dựng giá trị bản thân bằng cách hình thành thói quen, lề lối công tác, tác phong, cách ứng xử văn minh, lịch sự nơi công sở là vô cùng cần thiết.
Nội dung xây dựng VHCS
1. Những nguyên tắc xây dựng VHCS
– Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế – xã hội;
– Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại theo chủ trương chung của nhà nước;
– Phù hợp với các quy định của pháp luật và quy định, quy chế của mỗi đơn vị, công sở, mục đích xây dựng VHCS
– Bảo đảm sự trang nghiêm và hoạt động hiệu quả của các đơn vị;
– Xây dựng chuẩn mực phong cách ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ nhằm hình thành đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2. Nội dung của nhà VHCS
Thứ nhất, xây dựng hệ giá trị chuẩn.
Xây dựng hệ giá trị chuẩn mực về “văn hóa công sở” là yêu cầu đầu tiên. Hệ giá trị này được thể hiện thông qua các quy chế, quy định và các văn bản quy định khác của mỗi đơn vị, công sở. Nó vừa là cơ sở để mỗi cán bộ, chuyên viên cân nhắc về hành động, lời nói, trang phục, giao tiếp, ứng xử trong môi trường công sở, vừa là công cụ để nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện văn hóa công sở ở mỗi đơn vị. Ví dụ: mỗi đơn vị phải ban hành quy chế văn hóa công sở, quy chế ra vào đơn vị, quy chế thường trực; các phòng chuyên môn phải ban hành nội quy, quy chế riêng: Nội quy phòng đọc (đối với thư viện); quy định về mượn tài liệu (đối với kho lưu trữ)…Thứ hai, tạo bầu không khí khi bạn công tác.
Xây dựng và duy trì bầu không khí công tác trong văn phòng là một trong những điều cần thiết nhất hiện nay để chuyên viên thực hiện công việc văn phòng không cảm thấy nhàm chán và thiếu nhiệt tình.
Thứ ba, tạo phong cách ứng xử chuẩn mực.
Theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở, cán bộ quản lý và chuyên viên cần thực hiện tốt những nội dung cơ bản sau: Hình thành tác phong ứng xử chuẩn mực, góp phần xây dựng văn hóa công sở
Quy định về trang phục: Công chức, viên chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự và đeo cấp hiệu khi thi hành công vụ. Tại các buổi lễ trang trọng, hội họp, tiếp khách nước ngoài phải sử dụng trang phục lịch sự. Giao tiếp, ứng xử: Cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng và nhất cửa hàng; không nói tục, nói lóng, quát tháo.
Giao tiếp, ứng xử với mọi người: Cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan đến quan hệ lao động. Không được có thái độ cửa quyền, sách nhiễu, gây khó khăn, xáo trộn khi thực hiện nhiệm vụ.
Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp: Nhân viên văn thư khi giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện và hợp tác. Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, công chức, viên chức, viên chức phải cho biết họ tên, đơn vị, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn tập trung vào nội dung công việc; Không rút điện thoại đột ngột.
– Trong bố trí công sở: Cơ quan phải có biển tên đặt ở cửa chính, ghi rõ họ tên bằng tiếng Việt và địa chỉ của đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện đi lại của công chức, viên chức, người lao động và người dân đến giao dịch, công tác. Không thu phí đưa phương tiện của người dân đi giao dịch, công tác
– Phòng công tác: Phòng công tác phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ, tên, chức danh của người điều hành, công chức, viên chức; Bố cục sắp xếp văn phòng cần gọn gàng, ngăn nắp, khoa học và hợp lý; Không lập bàn thờ, thắp hương, nấu nướng trong phòng công tác. Đặc biệt đối với các bộ phận chuyên môn cần đáp ứng trọn vẹn các điều kiện vật chất để tăng hiệu quả công việc. Ví dụ: Đối với phòng lưu trữ tài liệu cần đảm bảo trang thiết bị tốt để tăng tuổi thọ cho tài liệu.
Bốn là, tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài chính để xây dựng văn hóa công sở trong đơn vị.
Theo tình hình thực tiễn của đơn vị, cần dự trù kinh phí và đầu tư trang thiết bị, phương tiện trong văn phòng như mô hình một cửa hiện nay, tạo cho văn phòng sự chuyên nghiệp, gọn gàng, hiện đại, cần phải quan tâm đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương nơi công sở; hay trang bị cho cán bộ, chuyên viên những bộ vest, quần áo để tạo thương hiệu riêng cho từng công sở; .
Lắp đặt hệ thống camera tự động cho các bộ phận thường xuyên tiếp xúc với người dân như: Văn phòng công chứng, kê khai nộp thuế, tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, lễ tân, dịch vụ văn phòng.. Dựa trên các tiêu chí văn hóa công sở đã quy định như: : Phải tươi cười niềm nở khi tiếp dân, phải hướng dẫn tận tình, có trách nhiệm khi công dân đến công tác, trang phục khi thi hành công vụ của công chức, không gây rối, tiêu cực đòi hối lộ. Nhanh chóng phát hiện, ghi nhận và áp dụng biện pháp khắc phục khi phát hiện vi phạm. Xây dựng tiêu chí, chuẩn mực khen thưởng vật chất, kỷ luật trong quá trình thực hiện văn hóa công sở.