1. Người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là ai?
Theo quy định, người phụ thuộc là các đối tượng đóng thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm phải nuôi dưỡng, chu cấp cho các đối tượng như:
- Đối tượng là các con chưa đủ tuổi thành niên (dưới 18 tuổi), hay con không có khả năng lao động, bị tàn tật,…
- Đối tượng không có thu nhập
- Đối tượng có mức thu nhập thấp (dưới 1.000.000 đồng/tháng) như: bố/ mẹ đã ngoài tuổi lao động hoặc không còn khả năng lao động; vợ/ chồng không có khả năng lao động; người lao động đang phải nuôi dưỡng các cá nhân khác không nơi nương tựa, hay các con đang theo học các trường.
2. Thời gian đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Sau khi các cá nhân đã thực hiện đăng ký người phụ thuộc thì sẽ phải nộp hồ sơ đến đơn vị quản lý thuế trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai. Nếu người nộp thuế tự đăng ký giảm trừ gia cảnh thì sẽ không bị giới hạn thời gian nộp hồ sơ, nhưng người nộp thuế vẫn phải đảm bảo việc nộp hồ sơ trong thời gian quyết toán thuế để được giảm trừ thuế cho năm đó.
Hiện nay, thời gian đăng ký cuối cùng để các cá nhân thực hiện việc quyết toán thuế là ngày 31/3 của năm liền kề năm tài chính đó.
Trong trường hợp người nộp thuế thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho đơn vị, đơn vị chi trả thu nhập thì yêu cầu đơn vị hay đơn vị đó sẽ phải đăng ký thuế cho người phụ thuộc. Việc nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được thực hiện muộn nhất là trước thời gian quyết toán thuế cá nhân hằng năm 10 ngày công tác.
Lưu ý: Nếu người đăng ký phụ thuộc là cô, dì, ông bà, anh chị em ruột,… thì thời gian đăng ký giảm trừ gia cảnh phải được thực hiện chậm nhất là ngày 31/12 của năm đó.
Trường hợp người nộp thuế không thực hiện đăng ký đúng thời gian nêu trên thì sẽ không được giảm trừ gia cảnh của năm đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp của người nộp thuế sẽ nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2023 vào ngày 30/3/2023. Vì vậy, thời gian để cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc chậm nhất là vào ngày 20/03/2023. Tuy nhiên để quy trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, bạn nên đăng ký trước ngày 31/12 để tránh vướng mắc những vấn đề không kịp xử lý.
3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Luật thuế TNCN đã quy định, mỗi cá nhân sau khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cần phải nộp hồ sơ chứng minh, bao gồm: Giấy khai sinh; Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân; Các bản sao giấy tờ nhân thân theo từng đối tượng như:
– Đối tượng người phụ thuộc là con
- Nộp trọn vẹn các bản sao thẻ sinh viên/ bản khai có dấu xác nhận của nhà trường. Hoặc cá nhân có thể nộp các giấy tờ liên quan đến việc chứng minh con đang theo học tại trường trung học, trung cấp, cao đẳng, đại học hay là học nghề tại trường nào đó.
- Nếu đối tượng phụ thuộc là con bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động (đủ 18 tuổi trở lên) thì người nộp thuế cần nộp lại bản sao Giấy xác nhận khuyết tật.
- Nếu trường hợp là con nuôi, cá nhân phải nộp thêm các bản sao về quyết định nhận nuôi con hoặc quyết định công nhận cha, mẹ.
– Đối tượng người phụ thuộc là chồng hoặc vợ
- Nộp bản sao sổ hộ khẩu/ bản chụp giấy chứng nhận kết hôn.
- Nộp bản sao chứng nhận khuyết tật (nếu vợ hoặc chồng là người khuyết tật hoặc không có khả năng lao động).
- Nộp bản sao các hồ sơ bệnh án (nếu vợ hoặc chồng là người bị các bệnh như AIDS, ung thư,… gây mất khả năng lao động).
– Một vài đối tượng phụ thuộc khác
Đối với các đối tượng được người nộp thuế đăng ký người phụ thuộc là cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha dượng, mẹ kế hay cha mẹ nuôi thì bạn sẽ phải nộp trọn vẹn các giấy tờ sau:
- Nộp bản sao giấy khai sinh, sổ hộ khẩu và các giấy tờ liên quan đến việc quyết định công nhận mối quan hệ cha, mẹ, con.
- Nộp bản sao giấy chứng nhận khuyết tật (nếu cha mẹ là người khuyết tật hoặc mất khả năng lao động). Hay bổ sung thêm một số hồ sơ bệnh án đi kèm (nếu có).
4. Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Theo hướng dẫn tại Khoản 10 – Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, cách đăng ký cho người phụ thuộc được thực hiện theo các trường hợp sau:
– Trường hợp người nộp thuế đăng ký trực tiếp với đơn vị thuế
Trong trường hợp các cá nhân không ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc, nộp hồ sơ đăng ký theo đúng quy định tại Khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Bước 1: Chuẩn bị các hồ sơ liên quan để đăng ký người phụ thuộc, gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 20-ĐK-TCT;
- Cung cấp bản sao của Hộ chiếu đối với đối tượng phụ thuốc có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam nhưng sinh sống ở nước ngoài.
- Bản sao của Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân của người phụ thuộc đủ 14 tuổi trở lên và có quốc tịch Việt Nam (giấy tờ còn hiệu lực).
- Bản sao của Hộ chiếu/ Giấy khai sinh của đối tượng người phụ thuộc dưới 14 tuổi, có quốc tịch Việt Nam (giấy tờ còn hiệu lực).
Nếu người nộp thuế đã nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trước thời gian có Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/06/2016 của Bộ Tài chính đề ra có hiệu lực nhưng chưa thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì hồ sơ đăng ký này đã được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
Bước 2: Thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
Sau khi hoàn thành các bước đăng ký người phụ thuộc ở trên, các cá nhân cần thực hiện việc nộp hồ sơ đến các đơn vị thuế như sau:
- Tại Cục thuế mà nơi đó là nơi cá nhân công tác với các cá nhân cư trú có mức thu nhập tiền lương do Đại sứ cửa hàng, các tổ chức Quốc tế, Lãnh sự cửa hàng tại Việt Nam chi trả. Tuy nhiên, tổ chức này sẽ chưa thực hiện việc khấu trừ thuế.
- Nộp hồ sơ đăng ký tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập tiền lương do các cá nhân/ tổ chức trả từ nước ngoài
- Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi mà các cá nhân cư trú (đã đăng ký tạm trú/ thường trú) đối với những trường hợp khác.
– Trường hợp các cá nhân ủy quyền cho đơn vị/ đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc
Nếu cá nhân có ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì việc nộp hồ sơ đăng ký thuế sẽ được thực hiện tại đơn vị chi trả thu nhập.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cho doanh nghiệp
- Nộp văn bản ủy quyền
- Các giấy tờ liên quan đến người phụ thuộc như:
- Nộp bản sao Hộ chiếu/ Giấy khai sinh với người phụ thuộc dưới 14 tuổi, có quốc tịch Việt Nam (đảm bảo giấy tờ vẫn còn hiệu lực).
- Nộp bản sao Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân với người phụ thuộc đủ 14 tuổi trở lên và có quốc tịch Việt Nam (đảm bảo giấy tờ vẫn còn hiệu lực)
- Nộp bản sao hộ chiếu của người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam nhưng đang sinh sống tại nước ngoài, hoặc người có quốc tịch nước ngoài.
Bước 2: Doanh nghiệp tổng hợp các hồ sơ và thực hiện gửi tờ khai qua mạng
Doanh nghiệp sẽ phải tổng hợp trọn vẹn các hồ sơ đăng ký người phụ thuộc từ người lao động, sau đó tiến hành làm tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) và gửi cho đơn vị thuế qua cách thức online.
Để đăng ký người phụ thuộc không hề khó, chỉ cần bạn đọc lưu ý đến thời gian và các thông tin hồ sơ cần có. Với hai cách đăng ký trên đây hy vọng sẽ giúp ích cho bạn đọc trong quá trình đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Cùng với đó, đảm bảo những quyền lợi chính đáng cho người lao động hiện nay.