1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123
Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
4. Hóa đơn điện tử xuất rồi có sửa được không?
4.1 Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
4.2 Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua viết sai địa chỉ, tên công ty
Căn cứ Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
4.3 Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua sai các thông tin khác
TH1. Hóa đơn điện tử đã lập chưa kê khai thuế
- Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai;
- Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu… ngày ….
TH2. Hóa đơn điện tử đã lập đã kê khai thuế
- Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và lập biên bản điều chỉnh đơn điện tử đã lập sai;
- Bên bán lập chứng từ điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho chứng từ điện tử số…, ký hiệu…ngày….
4.4 Một số lưu ý xử lý hóa đơn điện tử xuất sai
- Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai thông tin như: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm => Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh về nội dung đúng.
- Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền, doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm (-).
- Biên bản điều chỉnh hay biên bản hủy hóa đơn điện tử nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử. Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.
Kết luận: Vì vậy, hóa đơn điện tử xuất sai thì vẫn có thể sửa điện.
Trên đây là nội dung trình bày vềHóa đơn điện tử xuất rồi có sửa được không? mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.