Hướng dẫn kết xuất hóa đơn điện tử ra file excel

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định

Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:

Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
• Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.

3. Hướng dẫn kết xuất hóa đơn điện tử ra file excel

3.1. Vị trí mở hồ sơ nhập liệu

Hóa đơn điện tử > Lập HĐ từ file mẫu Excel

3.2. Lập hóa đơn từ file mẫu Excel theo mẫu có sẵn

Chức năng này gửi tới cho người dùng một số mẫu nhập dữ liệu hóa đơn, hỗ trợ kiểu nhập liệu hóa đơn chi tiết có nhiều dòng hàng hoặc xuất gộp nhiều đơn hàng vào 1 hóa đơn.

Chọn loại mẫu có sẵn;

Tùy chọn mẫu để khởi tạo file mẫu nạp dữ liệu.

Tùy theo mô hình hoạt động và nhu cầu nhập liệu của từng đơn vị mà người dùng chọn tạo file mẫu phù hợp, người dùng ghi nhận số liệu cần xuất hóa đơn vào file mẫu này, sau đó chọn đường dẫn lưu file từ máy tính để tải vào ứng dụng, bảng thông tin xuất hiện cho phép tùy chọn mẫu hóa đơn cần xuất;

Trường hợp nếu dữ liệu nhập trong file mẫu có phát sinh lỗi thì bảng thông báo mô tả lỗi bên phải sẽ hiển thị nội dung sai là gì, nếu không hiển thị mô tả lỗi thì có thể thực hiện nạp file dữ liệu này vào chương trình để bắt đầu xuất hóa đơn.

3.3. Lập hóa đơn từ file mẫu Excel theo mẫu tùy chọn

Hỗ trợ người dùng nạp tùy ý một file dữ liệu bán hàng để thực hiện xuất hóa đơn. Mẫu tùy chọn cần được chỉ định thông tin thể hiện trên hóa đơn, tùy vào dữ liệu chi tiết trong file.

Tùy chọn loại mẫu theo mẫu tùy chọn, mở file lưu từ máy tính;

Đánh dấu chọn bảng Excel cần lấy dữ liệu để nạp thông tin xuất hóa đơn.

Xuất hiện bảng hỗ trợ người dùng tùy biến thông tin hiển thị trên mẫu xuất hóa đơn chi tiết, tùy vào nội dung trong bảng dữ liệu mà người dùng thiết lập giới hạn vùng truy xuất dữ liệu và định nghĩa cho từng cột thông tin làm căn cứ để ứng dụng XuatHoaDon ghi nhận số liệu vào đúng vị trí trên từng tờ hóa đơn.

Có thể kiểm tra nội dung sẽ hiển thị trên hóa đơn, lưu cấu hình và thực hiện xuất hóa đơn sau khi đã hoàn tất các bước thiết lập.