Thời gian trước, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất chứng từ điện tử lùi ngày. Hiện nay, hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy định xuất lùi ngày hóa đơn điện tử thông tư 78 thế nào? Mời bạn đọc theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.
Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử thông tư 78
1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định của pháp luật hiện nay, việc xuất chứng từ lùi ngày được cho là hành vi không hợp pháp.
Quy định cũ có thể kể tới như Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay Thông tư 32/2011/TT-BTC không yêu cầu rõ ràng về vấn đề xuất chứng từ lùi ngày. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể xuất chứng từ điện tử lùi ngày.
Tuy nhiên, hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 787/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết về việc chuyển đổi, xuất chứng từ. Theo đó, doanh nghiệp không được phép xuất chứng từ lùi ngày.
Căn cứ vào Thông tư 787/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy định xuất lùi ngày với hai cách thức hóa đơn như sau:
Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị Thuế:
Sau khi nhập dữ liệu, xuất chứng từ, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử lên đơn vị Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện cấp mã sau đó sẽ gửi hóa đơn cho bên mua.
Quy định này yêu cầu doanh nghiệp phải lập tức gửi chứng từ cho đơn vị Thuế để được đảm bảo tính pháp lý ngay tại thời gian xuất chứng từ.
Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị Thuế:
Trường hợp này có 2 phương thức để doanh nghiệp có thể chuyển đổi chứng từ cho đơn vị Thuế:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT (phát sinh theo tháng hoặc theo quý), áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù như gửi tới dịch vụ bưu chính viễn thông, bảo hiểm, … và bán các loại hành hoá đặc biệt như nước, điện,..
- Phương thức chuyển trọn vẹn nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ (Trừ các hàng hoá và gửi tới dịch vụ nêu trên).
Sau khi chứng từ được lập trọn vẹn theo hướng dẫn của luật pháp, người bán gửi đồng thời chứng từ cho cả người mua và đơn vị Thuế. Thời gian là phải trong cùng ngày gửi cho bên mua.
Do đó, theo hướng dẫn được đề cập tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn lùi ngày sẽ khó khăn vì thời gian chuyển dữ liệu tới đơn vị thuế được quy định cùng thời gian gửi bên mua và đơn vị thuế hoặc cùng ngày lập hóa đơn.
2. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất 2023
Để hiểu kỹ hơn, bạn cần phải hiểu rõ các quy định về ngày ký và ngày lập chứng từ điện tử để có thể chuyển chứng từ kịp thời và có giá trị pháp lý.
2.1. Quy định về thời gian lập hóa đơn điện tử
Căn cứ vào điều 9 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ ràng về thời gian lập chứng từ.
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với gửi tới dịch vụ là thời gian hoàn thành việc gửi tới dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người gửi tới dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi gửi tới dịch vụ thì thời gian lập hóa đơn là thời gian thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng gửi tới các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
- a) Đối với các trường hợp gửi tới dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp gửi tới dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp gửi tới dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động gửi tới điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời gian lập hóa đơn là thời gian hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc gửi tới dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ gửi tới căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ với người mua.”
Nói theo cách khác, dựa theo các khoản 1, 2, 3 điều 9 tại Nghị định này, thời gian lập chứng từ tuỳ thuộc vào hàng hoá, mục đích khác nhau.
- Đối với hàng hóa: Thời điểm lập chứng từ là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thanh toán.
- Đối với dịch vụ: Thời điểm lập chứng từ cho gửi tới dịch vụ là thời gian hoàn thành việc gửi tới dịch vụ (không phân biệt việc thanh toán hay chưa).
- Đối với một số ngành đặc thù: thời gian lập hóa đơn là thời gian hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng phải trước ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh việc gửi tới dịch vụ hoặc trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc gửi tới dịch vụ.
Nhưng vậy chúng ta đãng biết hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không.
2.2. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử
Tại khoản 9 điều 10 tại Nghị định 123 có ghi rõ:
“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.”
Theo quy định này thì việc ngày ký và ngày lập chứng từ khác nhau là hoàn toàn hợp lệ.
2.3. Ngày chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế
Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật có quy định về thời gian chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế như sau:
- Doanh nghiệp có mã của đơn vị thuế: ngày chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế chính là ngày mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp gửi cho bên mua sau khi lập chứng từ trọn vẹn.
- Doanh nghiệp không có mã của đơn vị thuế: Sau khi doanh nghiệp lập chứng từ, xuất chứng từ thì ngay lập tức doanh nghiệp phải gửi lên đơn vị thuế để xác nhận và cấp mã. Sau đó, đơn vị thuế sẽ gửi cho bên mua. Vì vậy, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên đơn vị thuế chậm nhất là trong cùng ngày xuất chứng từ để chứng từ có tính pháp lý.
3. Xử phạt hóa đơn xuất lùi ngày là bao nhiêu?
Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Nếu cố tình hoặc vô tình xuất lùi ngày của hóa đơn thì mức phạt là bao nhiêu? Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn lùi ngày, không đúng thời gian là cảnh cáo hoặc 4 – 8 triệu đồng. Căn cứ:
- Việc lập hóa đơn không đúng thời gian mà không làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Việc lập hóa đơn điện tử trước thời hạn hoặc xuất hóa đơn lùi ngày được xếp vào trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ. Với trường hợp này, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt từ 4 – 8 triệu.
Điều này được quy định rõ tại Điểm a Khoản 3 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC ban hành ngày 17/01/2014. Thông tư có ghi rõ:
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
- a) Lập hóa đơn không đúng thời gian.
Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời gian không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời gian theo hướng dẫn.”
Ngoài việc lập, xuất hóa đơn không đúng thời gian, điều 3 của Thông tư 10/2014/TT-BTC còn quy định về các mức phạt khác như chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế:
“c) Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của đơn vị thuế;
c.1) Phạt cảnh cáo nếu ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của đơn vị thuế nhưng tổ chức, cá nhân đã kê khai, nộp thuế vào kỳ khai thuế đúng với ngày ghi trên hóa đơn.
c.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác ghi ngày trên hóa đơn đã lập trước ngày mua hóa đơn của đơn vị thuế.”
Các mức phạt cụ thể:
- Từ 200.000 đồng tới 1.000.000 đồng đối với hành vi không lập trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn.
- Từ 2 – 4 triệu đồng với hành vi không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn không có giá trị pháp lý.
- Từ 4 – 8 triệu đồng cho các trường hợp lập hóa đơn sai ngày, xuất hóa đơn lùi ngày và thời gian lập hóa đơn khác với thời gian gửi lên đơn vị Thuế.
- Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng với hành vi làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập, chưa đến thời gian lưu trữ nhưng khách hàng chưa nhận được.
- Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng đối với những hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về xuất lùi ngày hóa đơn điện tử thông tư 78. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.