Mẫu hóa đơn điện tử có mã xác thực chuẩn nhất

HĐĐT xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của đơn vị Thuế.

Đối với HĐĐT xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi đơn vị thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

• Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, gửi tới bởi hệ thống xác thực chứng từ của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin chứng từ của doanh nghiệp.
• Số Hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Mặt khác, trên chứng từ xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên chứng từ, tránh được sự kiện làm sai, làm giả hóa đơn. Người dùng có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc thiết bị điện tử có cài đặt phần mềm đọc mã vạch để đọc và kiểm tra thông tin có trên hóa đơn.

Với loại hóa đơn điện tử có mã xác nhận này thì tính bảo mật của nó là rất cao. Do đó, nếu muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn thì người dùng cũng phải có một tài khoản riêng được cấp bởi đơn vị thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Vì vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, đơn vị thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được chứng từ trên hệ thống cấp mã xác thực đó.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và đơn vị Thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.

3. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Điều 2, Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC quy định này áp dụng HĐĐT đối với:

• Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được đơn vị thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của đơn vị Thuế.
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của đơn vị Thuế.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của đơn vị Thuế.

4. Điều kiện để Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT xác thực

Điều kiện sử dụng HĐĐT xác thực cho các Doanh nghiệp tương đối đơn giản. Các Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo đáp ứng 3 yêu cầu sau:

• Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số theo hướng dẫn của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

5. Lợi ích của HĐĐT xác thực

HĐĐT là hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của đơn vị thuế. Để hội nhập toàn diện và sâu rộng, việc sử dụng HĐĐT xác thực là yếu tố cần thiết cho Doanh nghiệp với lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí:

Cũng giống như Hóa đơn điện tử không có mã xác thực, HĐĐT xác thực giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí chuyển phát,…

HĐĐT xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• Độ chính xác cao:

HĐĐT xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.

Mặt khác, trên chứng từ xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên chứng từ, tránh được sự kiện làm sai, làm giả hóa đơn. Loại hóa đơn điện tử có mã xác nhận này thì tính bảo mật của nó là rất cao. Do đó, nếu muốn kiểm tra thông tin của hóa đơn thì người dùng cũng phải có một tài khoản riêng được cấp bởi đơn vị thuế.

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực:

Sử dụng HĐĐT xác thực giúp Doanh nghiệp giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn… Khi sử dụng HĐĐT xác thực, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

• Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Đối với HĐĐT xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi đơn vị thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.