Soạn bài Phong cách ngôn ngữ hành chính ngắn gọn, đầy đủ

1. Một số văn bản hành chính thường có trong công việc học tập tại nhà trường: 

Trong công việc học tập tại nhà trường, có một số văn bản hành chính thường được sử dụng như:

Thứ nhất. Thông báo: là văn bản thông báo các thông tin quan trọng, thay đổi về lịch học, lịch thi, kế hoạch hoạt động của trường.

Thứ hai. Quyết định: là văn bản quyết định về các vấn đề quan trọng liên quan đến công tác giảng dạy và học tập, như việc xử lý vi phạm của học sinh, phân công giảng dạy cho giáo viên, chấm dứt hợp đồng lao động của nhân viên, và các vấn đề khác.

Thứ ba. Biên bản: là văn bản ghi lại các sự kiện, cuộc họp, buổi họp phụ huynh và giáo viên, buổi khai giảng, lễ tốt nghiệp, và các sự kiện quan trọng khác.

Thứ tư. Hướng dẫn: là văn bản quy định, hướng dẫn các hoạt động giáo dục và đào tạo, các quy trình, quy chế của nhà trường.

Thứ năm. Đề cương: là văn bản chỉ dẫn các nội dung cần học, cần nắm vững trong một môn học cụ thể, giúp cho học sinh có kế hoạch học tập cụ thể và đạt được kết quả cao trong học tập.

Các văn bản hành chính thường có trong công việc học tập tại nhà trường có ví dụ cụ thể như:

– Biên bản kỷ luật học sinh, biên bản họp lớp và biên bản bàn giao cơ sở vật chất.

– Báo cáo tháng báo cáo tuần và báo cáo hoạt động của chi đoàn.

– Các đơn xin nghỉ học, chuyển lớp, miễn giảm học phí, tham gia câu lạc bộ, gia nhập Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh và các văn bản tương tự.

– Các giấy tờ như học bạ, giấy khai sinh, sổ liên lạc và giấy chứng nhận.

2. Những đặc điểm tiêu biểu về cách trình bày văn bản, về từ ngữ, kiểu câu của văn bản hành chính: 

Khi viết văn bản hành chính, cần lưu ý các yếu tố sau đây để đảm bảo tính rõ ràng và chính xác:

Cách trình bày văn bản: Văn bản hành chính cần được trình bày rõ ràng và logic, gồm 3 phần chính. Phần đầu tiên là quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản, số hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành. Phần chính của văn bản nêu rõ tên văn bản, căn cứ ban hành văn bản và nội dung chính của văn bản. Phần cuối cùng là tên người ký văn bản và nơi nhận quyết định.

Về từ ngữ: Văn bản hành chính sử dụng các từ ngữ hành chính thường xuyên để đảm bảo tính chuyên nghiệp và rõ ràng. Các từ phổ biến bao gồm “căn cứ”, “quyết định”, “chỉ thị”, “chính phủ”, “quyền hạn và trách nhiệm”, “quản lý nhà nước”, “chịu trách nhiệm thi hành”, “có hiệu lực từ ngày”, “tên các cơ quan và chức vụ liên quan”, vv.

Về kiểu câu: Mỗi ý quan trọng trong văn bản hành chính cần được tách ra và viết thành đoạn riêng để đảm bảo tính rõ ràng và chính xác. Điều này áp dụng cho cả các điều trong phần căn cứ và phần quyết định của văn bản.

Những yếu tố này là quan trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và rõ ràng của văn bản hành chính. Khi viết văn bản hành chính, cần lưu ý các yếu tố này để đảm bảo sự thành công trong công việc.

3. Biên bản một cuộc họp theo phong cách ngôn ngữ hành chính: 

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cơ quan ban hành: Trường THPT ABC

Số: 02/BBC-THPTABC

Địa điểm: Phòng họp Trường THPT ABC

Thời gian: 8h30, ngày 15 tháng 3 năm 2023

Chủ tọa: Ông Nguyễn Văn A – Hiệu trưởng Trường THPT ABC

Thành phần:

1. Ông Nguyễn Văn A – Hiệu trưởng Trường THPT ABC
2. Bà Phạm Thị B – Trưởng phòng Giáo vụ
3. Ông Lê Văn C – Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
4. Bà Trần Thị D – Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức
5. Bà Nguyễn Thị E – Trưởng phòng Đào tạo – Khoa học

Thành phần tham dự đầy đủ quy định trong Điều lệ hoạt động của Trường.

Nội dung họp:

1. Hiệu trưởng thông báo kết quả kiểm tra công tác đánh giá chất lượng giáo dục.

2. Trưởng phòng Giáo vụ trình bày kế hoạch tổ chức Hội thi “Khoa học kỹ thuật trẻ” và tuyên truyền cho học sinh.

3. Trưởng phòng Tài chính – Kế toán báo cáo kết quả kiểm tra các khoản thu học phí, tiền ăn và kế hoạch chi.

4. Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức báo cáo về kế hoạch tổ chức Lễ kỷ niệm 35 năm thành lập Trường.

5. Trưởng phòng Đào tạo – Khoa học trình bày kế hoạch tổ chức Hội thảo “Sáng kiến kinh nghiệm giảng dạy”.

Sau khi nghe và thảo luận, các thành viên đã đưa ra các ý kiến, đề xuất cụ thể về việc thực hiện các nội dung trình bày.

Quyết định:

• Đồng ý với kế hoạch tổ chức Hội thi “Khoa học kỹ thuật trẻ” và tuyên truyền cho học sinh của Trưởng phòng Giáo vụ.

• Chấp nhận kết quả kiểm tra các khoản thu học phí, tiền ăn và kế hoạch chi của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán.

• Phê duyệt kế hoạch tổ chức Lễ kỷ niệm 35 năm thành lập Trường của Trưởng phòng Hành chính 

Sau đó, các thành viên trong hội đồng đã thảo luận về việc lựa chọn giáo viên hướng dẫn cho đề tài nghiên cứu của nhóm sinh viên. Thành viên A đề xuất chọn giáo viên B, vì giáo viên B có kinh nghiệm và chuyên môn về lĩnh vực đề tài nghiên cứu của nhóm sinh viên. Tuy nhiên, thành viên C có ý kiến khác, cho rằng giáo viên C cũng có thể là một lựa chọn tốt cho đề tài nghiên cứu. Sau khi thảo luận, hội đồng quyết định chọn giáo viên B làm người hướng dẫn cho đề tài nghiên cứu của nhóm sinh viên.

Tiếp theo, hội đồng bàn về các kế hoạch và hoạt động trong tương lai của hội đồng. Thành viên D đề xuất tổ chức các buổi đào tạo cho các thành viên trong hội đồng để nâng cao kỹ năng và kiến thức về nghiên cứu khoa học. Thành viên E đề xuất tổ chức các buổi hội thảo và giao lưu với các đơn vị đối tác để tìm kiếm các cơ hội hợp tác nghiên cứu và phát triển. Sau khi thảo luận, hội đồng quyết định chấp nhận cả hai đề xuất của thành viên D và E.

Cuối cùng, chủ tịch hội đồng đọc lại nội dung biên bản họp lớp và yêu cầu các thành viên trong hội đồng kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của biên bản. Sau khi đọc xong, hội đồng chấp thuận và ký tên vào biên bản để xác nhận việc họp lớp thành công. Biên bản sẽ được gửi đến nhà trường để lưu trữ và sử dụng cho mục đích quản lý và giám sát của trường.

Cuộc họp kết thúc hồi …giờ…, ngày….tháng….năm…..

Thư ký cuộc họp (Ký rõ họ và tên)

Chủ tọa (Ký rõ họ và tên)

4. Tóm tắt những nội dung chính khi soạn bài Phong cách ngôn ngữ hành chính:

4.1. Ngôn ngữ hành chính:

– Ngôn ngữ hành chính là cách sử dụng ngôn ngữ trong các tài liệu hành chính để giao tiếp giữa các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị, xã hội và kinh tế (tổng quát được gọi là cơ quan) hoặc giữa cơ quan và cá nhân, hoặc giữa các cá nhân với nhau dựa trên cơ sở pháp lí.

– Phong cách ngôn ngữ hành chính có ba đặc điểm chính: tính khuôn mẫu, tính chính xác và tính công tác.

Các loại tài liệu hành chính đều có một số đặc điểm tiêu biểu về ngôn ngữ như sau:

– Về cách trình bày: Các tài liệu đều được soạn thảo theo một kết cấu thống nhất. Mỗi tài liệu thường có ba phần theo một mẫu nhất định

– Về từ ngữ: Có một nhóm từ ngữ hành chính được sử dụng với tần suất cao: Ví dụ: căn cứ…, được sự uỷ nhiệm của…., tại công văn số…, nay quá trình, chịu quyết định, chịu trách nhiệm thi hành, có hiệu lực từ ngày… xin cam đoan…

– Về kiểu câu: Có những tài liệu tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu. Ví dụ: Chính phủ căn cứ., quyết định: điều 1, 2, 3,… Một số ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng, viết hoa đầu dòng.

4.2. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính:

Phong cách ngôn ngữ hành chính có ba đặc điểm chính: tính khuôn mẫu, tính chính xác và tính công tác.

a) Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu của phong cách ngôn ngữ hành chính thể hiện ở cấu trúc tài liệu thống nhất, thường bao gồm ba phần:

Phần đầu thường gồm những nội dung sau:

Quốc hiệu và tiêu ngữ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Dưới đó là số hiệu văn bản:

+ Địa điểm: Thời gian ban hành 

+ Tên văn bản: 

+ Nếu là đơn, báo cáo, công văn, tường trình,., thì ghi tên người, cơ quan tiếp nhận.

– Phần chính: nội dung chính của vãn bản

– Phần cuối:

+ Địa điểm, ngày… tháng… năm… (nếu không đặt ở phần đầu)

+ Chữ kí và dấu (nếu có thẩm quyền)

+ Nơi nhận (nếu là văn bản của cơ quan)

b) Tính minh xác

Tính minh xác của phong cách ngôn ngữ hành chính thể hiện ở sự chính xác, rõ ràng trong từng từ ngữ, câu văn và cả cách trình bày của văn bản. Việc sử dụng từ ngữ hành chính với tần suất cao cũng giúp đảm bảo tính chính xác trong truyền đạt thông tin.

Các câu văn trong văn bản hành chính thường được xây dựng theo cấu trúc đơn giản, tránh sử dụng những từ ngữ phức tạp, mơ hồ và không cần thiết. Những thông tin quan trọng thường được đặt ở vị trí đầu câu hoặc được làm nổi bật bằng cách viết hoa đầu dòng, đánh dấu bằng các kí hiệu như “•”, “-“, “:”, “…” hoặc sử dụng màu sắc đặc biệt.

c) Tính công vụ

Tính công vụ của phong cách ngôn ngữ hành chính thể hiện ở mục đích của văn bản là thông báo, yêu cầu hoặc hướng dẫn các hoạt động trong lĩnh vực hành chính, kinh tế, xã hội. Do đó, văn bản hành chính cần phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh những lời nói mơ hồ, không rõ ràng, gây hiểu nhầm hoặc tranh cãi.

Tính công vụ cũng được thể hiện qua phong cách viết chung chung, tránh những phát biểu cảm tính, chính trị, tôn giáo hoặc đả kích cá nhân, tổ chức. Văn bản hành chính thường được soạn thảo bằng ngôn ngữ khách quan, sử dụng các số liệu, chứng cứ, luật lệ và quy định pháp lý để đưa ra các quyết định, đề xuất hoặc thông tin.

Tóm lại, phong cách ngôn ngữ hành chính có tính khuôn mẫu, tính minh xác và tính công vụ, đảm bảo sự thống nhất, chính xác và hiệu quả trong truyền đạt thông tin trong lĩnh vực hành chính, kinh tế, xã hội.