Thủ tục đăng ký lại khai sinh? Hồ sơ đăng ký lại khai sinh?

1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:

Hiện nay, có rất nhiều trường hợp người dân làm mất giấy khai sinh và sau khi đến phòng hộ tịch của ủy ban nhân dân xã để xin trích lục lại thì hồ sơ đã mất và phải thực hiện khai sinh lại. 

Vậy khi tiến hành làm thủ tục khai sinh lại thì cần những giấy tờ gì?

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại khai sinh như sau:

– Tờ khai theo mẫu quy định, trong tờ khai có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó, như những giấy tờ sau:

+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).

+ Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

+ Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

+ Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;

+ Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

– Riêng đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang nhân dân dân thì ngoài các giấy tờ vừa nêu trên cần phải có văn bản xác nhận lại của thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh của người đó, bao gồm họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp không thể trực tiếp đi làm lại giấy khai sinh (phải được chứng thực, nếu là  ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực)

2. Thủ tục đăng ký lại khai sinh:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở mục 1

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cá nhân có yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh nộp hồ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đăng ký lại khai sinh thường trú 

Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính

Người có yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh

Lưu ý: Người dân nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn vào giờ hành chính và vào các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ, ngày nghỉ lễ theo quy định)

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Công chức tư pháp-hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra, xác minh, đối chiếu tờ khai với những giấy tờ trong hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ công chức tư pháp- hộ tịch tiếp nhận hồ sơ sẽ viết giấy tiếp nhận, trong giấy tiếp nhận ghi đầy đủ ngày, giờ trả kết quả

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc chưa đầy đủ thì công chức tư pháp- hộ tịch hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật.

+ Nếu trong trường hợp hồ sơ không thể bổ sung, hoàn thiện ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn ghi đầy đủ các loại giấy, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện ký rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận 

+ Sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà người yêu cầu khai sinh lại vẫn không sử đổi, bổ sung hoàn thiện đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối , người tiếp nhận ký  và ghi rõ họ tên

– Trường hợp người yêu cầu lại khai sinh nộp hồ sơ tại ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp- hộ tịch báo cáo chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

+ Kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Bước 4: Trả kết quả

Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh và hồ sơ đầy đủ, chính xác đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp, hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như sau:

– Xác minh lại nội dung đăng ký khai sinh để ghi vào giấy khai sinh

+ Trường hợp người yêu cầu đăng kí lại khai sinh nộp bản sao giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ  hoặc các giấy tờ xác nhận khác thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung của các giấy tờ chứng minh đó, phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh. Nếu hiện tại, thông tin về cha, mẹ, bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với ghấy tờ trước đây thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định của pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai ính sẽ được xác định theo thông tin thay đổi và được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

+ Về địa điểm đăng ký lại khai sinh mà địa danh hành chính đã có những thay đổi so với địa danh được ghi trong các giấy tờ xác minh trước đây thì sẽ ghi theo địa danh hành chính hiện tại và  việc thay đổi này sẽ được ghi vào Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

– Điền đầy đủ nội dung đăng ký khai sinh, bao gồm:

+ Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

+ Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

+ Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

+ Xác định quốc tịch, dân tộc, họ của người được khai sinh được thực hiện theo quy định của pháp luật về quốc tịch Việt Nam và pháp luật dân sự 

– Sau khi điền đầy đủ nội dung thì công chức tư pháp-hộ tịch cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tự, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy số định danh cá nhân

– Công chức tư pháp- hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch.

– Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh

Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

3. Thông tin trên giấy khai sinh và căn cước công dân không khớp thì có được sửa giấy khai sinh không?

Giấy khai sinh là giất tờ gốc của mỗi công dân, mang ý nghĩa vô cùng quan trọng của mỗi công dân. 

Căn cước công dân là thông tin cơ bản về lai lịch, nhận dạng của mỗi công dân, công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi được cấp thẻ căn cước công dân

Có rất nhiều trường hợp thông tin trên căn cước công dân và giấy khai sinh không khớp nhau dẫn đến việc khó khăn trong các thủ tục hành chính yêu cầu hai loại giấy tờ này. Nguyên nhân dẫn đến việc này có thể là do người dân khai sai thông tin hoặc do nhầm lẫn. 

Vậy nếu xảy ra trường hợp này thì hướng giải quyết như thế nào?

Tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy đinh rõ giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, trong trường hợp nội dung của các hồ sơ giấy tờ khác với nội dung trong giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Như vậy, không thể điều chỉnh nội dung giấy khai sinh theo căn cước công dân được mà phải sửa nội dung trên thẻ căn cước công dân cho giống với giấy khai sinh

4. Mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

        Kính gửi: (1)………..

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …………

Nơi cư trú: (2)………

Giấy tờ tùy thân: (3)………

Quan hệ với người được khai sinh: ………….

Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây: …………

Ngày, tháng, năm sinh: ………..ghi bằng chữ: ………….

Giới tính:………… Dân tộc: ……….Quốc tịch: …………

Nơi sinh:(4)…………

Quê quán: ………..

Họ, chữ đệm, tên người mẹ:………….

Năm sinh: (5)…………Dân tộc:……….Quốc tịch:………….

Nơi cư trú: (2) …………

Họ, chữ đệm, tên người cha:…………

Năm sinh: (5)…………Dân tộc:………..Quốc tịch:……………

Nơi cư trú: (2) ………..

Đã đăng ký khai sinh tại: (6)………..

Giấy khai sinh số: (7)………., quyển số (7)………. ngày …… / ……./………

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.

                                Làm tại: …., ngày ……… tháng ……. năm ……..

	Người yêu cầu (Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Đề nghị cấp bản sao(8): Có , Không  Số lượng:…….bản

 Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

+ Luật hộ tịch 2014

+ Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch

+ Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và nghị định số 123/2015/NĐ-CP