Chỉ định thầu rút gọn có phải lập hồ sơ yêu cầu không?

1. Các trường hợp được áp dụng chỉ định thầu:

Chỉ định thầu là một trong 7 hình thức lựa chọn nhà thầu do Luật đấu thầu 2013 quy định.

Theo quy Điều 22 Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2020 hợp nhất luật đấu thầu, các trường hợp nhà thầu được chỉ định thầu bao gồm:

– Trường hợp 1:

+ Nhà thầu được chỉ định thầu khi gói thầu cần thực hiện để khắc phục ngay hoặc để xử lý kịp thời hậu quả gây ra do sự cố bất khả kháng. Tức trong trường hợp này, chỉ định thầu được áp dụng khi có sự cố bất khả kháng xảy ra. Việc áp dụng này giúp nhà thầu khắc phục và xử lý hậu quả do các sự cố bất khả kháng này gây ra.

+ Đối với các gói thầu cần thực hiện để bảo đảm bí mật nhà nước thì cũng được áp dụng hình thức chỉ định thầu. Thực tế, có rất nhiều gói thầu liên quan đến vấn đề Nhà nước. Khi cần đảm bảo thông tin bí mật của các gói thầu này, người ta sẽ sử dụng hình thức đình chỉ thầu.

+ Hình thức chỉ định thầu được áp dụng với các gói thầu cần triển khai ngay để tránh gây nguy hại trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe và tài sản của cộng đồng dân cư trên địa bàn hoặc để không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công trình liền kề. Thực tế, có rất nhiều gói thầu có tác động, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến sức khỏe, tính mạng của cộng đồng dân cư. Trước những trường hợp này, Nhà nước luôn hướng đến việc áp dụng chỉ định thầu cho các nhà thầu.

+ Đình chỉ thầu còn được áp dụng với các gói thầu mua thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị y tế để triển khai công tác phòng, chống dịch bệnh trong trường hợp cấp bách. Đây là các gói thầu liên quan đến các vật tư quan trọng, tác động trực tiếp đến việc đảm bảo và duy trì sức khỏe của con người. Do đó, trước những gói thầu này, nhà thầu sẽ được chỉ định thầu. 

– Trường hợp 2: Hình thức chỉ định thầu còn được áp dụng đối với gói thầu cấp bách cần triển khai nhằm mục tiêu bảo vệ chủ quyền quốc gia, biên giới quốc gia, hải đảo. Tức với các gói thầu cần triển khai sớm vì mục tiêu bảo vệ quốc gia, nhà thầu sẽ được chỉ định thầu.

– Trường hợp 3: Đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa phải mua từ nhà thầu đã thực hiện trước đó do phải bảo đảm tính tương thích về công nghệ, bản quyền mà không thể mua được từ nhà thầu khác thì chỉ định thầu được áp dụng. Bởi, chỉ khi áp dụng chỉ định thầu, nhà thầu mới chọn được nhà thầu tương ứng, đảm bảo chất lượng cho loại hàng hóa, dịch vụ của mình. Đồng thời, các gói thầu có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm, hay mua bản quyền sở hữu trí tuệ thì cũng được áp dụng chỉ định thầu. Bởi với các đối tượng này, không phải ai cũng có thể đảm đương duy trì theo chất lượng vốn có của nó. Nếu không áp dụng chỉ định thầu, nhà thầu sẽ không thể lựa chọn chủ thể giúp duy trì hoạt động, chất lượng của các đối tượng này.

– Trường hợp 4: Nhà thầu được áp dụng chỉ định thầu đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế xây dựng được chỉ định cho tác giả của thiết kế kiến trúc công trình trúng tuyển hoặc được tuyển chọn khi tác giả có đủ điều kiện năng lực theo quy định; gói thầu thi công xây dựng tượng đài, phù điêu, tranh hoành tráng, tác phẩm nghệ thuật gắn với quyền tác giả từ khâu sáng tác đến thi công công trình. Bản chất của hoạt động thiết kế này là mang phong cách và tư duy cao. Nó thiên về tính chất riêng. Do đó, nếu không cho áp dụng chỉ định thầu, sẽ không thể chọn lựa được đối tượng đảm bảo chất lượng của thiết kế, cũng như giá trị của gói thầu.

– Trường hợp 5: Đối với gói thầu di dời các công trình hạ tầng kỹ thuật do một đơn vị chuyên ngành trực tiếp quản lý để phục vụ công tác giải phóng mặt bằng; gói thầu rà phá bom, mìn, vật nổ để chuẩn bị mặt bằng thi công xây dựng công trình, thì chỉ định thầu cũng được áp dụng. Gói thầu này liên quan đến tính chất chuyên ngành, do một đơn vị trực tiếp quản lý. Do đó, lựa chọn chỉ định thầu nhằm mục đích duy trì tính toàn diện, ổn định của gói thầu; tránh những hư hại có thể xảy ra.

2. Quy định về việc lập hồ sơ yêu cầu trong đấu thầu:

Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Như vậy, có thể hiểu, hồ sơ yêu cầu là tài liệu được sử dụng cho hình thức chỉ định thầu. Nó có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng trong việc áp dụng hình thức chỉ định thầu.

Thực tế, không phải trường hợp gói thầu nào cũng được lập hồ sơ yêu cầu. Theo quy định tại Điều 7 Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2020, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Phải có kết luận phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

+ Các nội dung mà hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phải đảm bảo có: nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác. Chỉ khi đảm bảo những nội dung này, hồ sơ yêu cầu mới có cơ sở điều kiện được lập.

+ Hồ sơ yêu cầu chỉ được lập khi có thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải. Tức chỉ khi ra thông báo, thì hồ sơ yêu cầu mới đảm bảo đủ điều kiện để được lập.

+ Một điều kiện nữa cần đảm bảo là nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu. Tức tiến độ thực hiện gói thầu đến đâu thì nguồn vốn thu xếp đến đó. Đây là cơ sở để hạn chế tình trạng nợ, ảnh hưởng đến lợi ích của các chủ thầu.

+ Đội với trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung, người có thẩm quyền phải tiến hành phê duyệt nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán.

+ Hồ sơ yêu cầu được lập chỉ khi nhà thầu đảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu. Đây là căn cứ để nhà thầu xác định gói thầu của mình đảm bảo tiêu chuẩn để xuất hồ sơ.

Trên đây là những điều kiện cần đảm bảo nếu nhà thầu muốn lập hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ yêu cầu có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động chỉ định thầu. Do đó, các cá nhân, tổ chức liên quan cần xem xét, điều chỉnh hoạt động thầu của mình sao cho phù hợp với các quy định mà Nhà nước đưa ra.

3. Chỉ định thầu rút gọn có phải lập hồ sơ yêu cầu không?

Về bản chất, hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Tức việc lập hồ sơ yêu cầu được áp dụng cho hình thức chỉ định thầu.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 56 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, đối với các gói thầu: gói thầu cần thực hiện để khắc phục ngay hoặc để xử lý kịp thời hậu quả gây ra do sự cố bất khả kháng; gói thầu cần triển khai ngay để tránh gây nguy hại trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe và tài sản của cộng đồng dân cư trên địa bàn hoặc để không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công trình liền kề; gói thầu mua thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị y tế để triển khai công tác phòng, chống dịch bệnh trong trường hợp cấp bách, trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao thầu, các bên phải hoàn thiện thủ tục chỉ định thầu. Tức đối với các trường hợp mà nhà thầu được quyền chỉ định thầu, các cá nhân, tổ chức phải tiến hành hoàn thiện thủ tục chỉ định thầu.

Xét theo quy định về việc lập hồ sơ yêu cầu, đó là loại hồ sơ này được sử dụng cho hình thức chỉ định thầu. Do đó, đối với chỉ định thầu rút gọn, nhà thầu vẫn phải thực hiện lập hồ sơ yêu cầu. 

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: Nghị định số 63/2014/NĐ-CP; Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2020.