Chi phí tham gia hội chợ triển lãm thương mại bao nhiêu tiền?

1. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về hội chợ triển lãm thương mại?

1.1. Hội chợ, triển lãm thương mại là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 129 Luật Thương mại năm 2005, hội chợ, triển lãm thương mại được quy định là một hoạt động nhằm xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một khoảng thời gian và tại một địa điểm nhất định để các thương nhân có thể trưng bày, giới thiệu hàng hoá, sản phẩm của mình với mục đích thúc đẩy và tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ.

Như vậy, hội chợ, triển lãm thương mại được xác định là một hình thức xúc tiến thương mại, nhằm mở rộng cơ hội kinh doanh, buôn bán của các thương nhân.

1.2. Đối tượng nào được quyền tổ chức và tham gia hội chợ, triển lãm thương mại?

Theo quy định tại Điều 131 Luật Thương mại năm 2005, những đối tượng sau được quyền tổ chức và tham gia hội chợ, triển lãm thương mại:

– Thương nhân Việt Nam, Chi nhánh của thương nhân Việt Nam, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại về hàng hóa, dịch vụ mà mình kinh doanh hoặc thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại thực hiện;

– Văn phòng đại diện của thương nhân không được trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại. Trong trường hợp được thương nhân ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại để tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại cho thương nhân mà mình đại diện;

– Thương nhân nước ngoài có quyền trực tiếp tham gia hoặc thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại Việt Nam thay mặt mình tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam. Trong trường hợp thương nhân nước ngoài muốn tiến hành tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài phải thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại Việt Nam thực hiện.

1.3. Điều kiện đối với hàng hoá, dịch vụ được trưng bày tại hội chợ, triển lãm thương mại:

Hàng hoá, dịch vụ đương trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại phải đảm bảo các điều kiện cụ thể sau:

– Hàng hoá được trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam phải ghi rõ nhãn hiệu hàng hoá theo quy định của pháp luật;

– Sử dụng tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại không trái pháp luật, trái với đạo đức, phong tục, tập quán, thuần phong, mỹ tục của Việt Nam. Trường hợp sử dụng những từ ngữ để quảng bá chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ hoặc uy tín phải có bằng chứng chứng minh chất lượng, danh hiệu của mình phù hợp với những yêu cầu tại triển lãm thương mại đã đăng ký;

– Đối với việc thương nhân trưng bày hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ để so sánh với hàng hoá thật tại hội chợ, triển lãm thương mại phải được nêu rõ trong nội dung đăng ký khi thương nhân thực hiện các thủ tục hành chính đăng ký hoặc đăng ký sửa đổi, bổ sung nội dung tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại và khi được trưng bày phải niêm yết rõ hàng hóa đó là hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ;

– Việc tạm nhập tái xuất hàng hóa tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam; tạm xuất tái nhập hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hải quan và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Chi phí tham gia hội chợ triển lãm thương mại bao nhiêu tiền?

Hiện nay, để tổ chức và tham gia một hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân cần phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn đối với những chi phí tham gia như: chi phí thuê gian hàng hội chợ, chi phí quản lý gian hàng, chi phí ký quỹ cho gian hàng…Cụ thể các chi phí được nêu ra cụ thể như sau:

2.1. Chi phí thương nhân bỏ ra để thuê gian hàng tham gia hội chợ, triển lãm thương mại:

Để có thể tham gia vào buổi hội chợ, triển lãm thương mại thì thương nhân phải có được một gian hàng trong hội chợ đó. Chi phí thuê gian hàng tham gia hội chợ, triển lãm thương mại là chi phí đầu tiên mà thương nhân phải chi trả.

Hiện nay, phí thuê gian hàng tại hội chợ, triển lãm thương mại được tính theo diện tích mà thương nhân muốn thuê. Diện tích từng gian hàng tại hội chợ, triển lãm thương mại hiện nay thường được phân chia thành hai kích thước: 18m2 (3m x 6m) và 36m2 (6m x 6m).

Theo thông tin mà Luật LVN Group tìm hiểu và tham khảo từ chia sẻ của những thương nhân tham gia hội chợ, triển lãm thì phí thuê gian hàng hiện nay giao động từ 800 nghìn đồng đến 04 triệu đồng đối với những gian hàng tiêu chuẩn và từ 05 triệu đồng đến 08 triệu đồng đối với gian hàng tự dựng có diện tích lớn hơn diện tích thông thường nêu trên.

2.2. Chi phí ký quỹ cho gian hàng thuê được tại hội chợ, triển lãm thương mại:

Chi phí ký quỹ cho gian hàng được hiểu như là một loại phí mà thương nhân bỏ ra để đặt cọc cho vị trí gian hàng đó. Theo đó, chi phí ký quỹ gian hàng sẽ được ban tổ chức hoàn trả lại cho thương nhân khi kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại. Hiện nay, chi phí này được quy định khoản 1,1 triệu đồng/m2. 

Chi phí này để đảm bảo cho việc lắp đặt, dựng gian hàng nếu doanh nghiệp có làm hư hại đến phần tài sản của địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại thì sẽ dùng chi phí này để đền bù và không được hoàn trả. Nếu không phát sinh thiệt hại thì vẫn sẽ được hoàn trả khi kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại.

2.3. Chi phí quản lý gian hàng tại hội chợ, triển lãm thương mại:

Cũng như chi phí ký quỹ gian hàng thì chi phí quản lý gian hàng tại hội chợ, triển lãm thương mại cũng được thu theo diện tích của gian hàng được thuê. Theo đó, chi phí trung bình cho việc quản lý gian hàng được tính là 120 nghìn đồng/m2. Chi phí này bao gồm chi phí dọn dẹp vệ sinh gian hàng, bảo vệ và trông coi gian hàng trong quá trình diễn ra hội chợ, triển lãm thương mại.

2.4. Chi phí chi trả cho số điện năng đã tiêu thụ cho gian hàng của thương nhân khi diễn ra hội chợ, triển lãm thương mại:

Khi diễn ra hội chợ, triển lãm thương mại thì sẽ phải sử dụng rất nhiều nguồn điện năng, không chỉ để phục vụ cho hoạt động âm nhạc, nghệ thuật mà còn phục vụ cho hoạt động buôn bán của các doanh nghiệp thuê gian hàng. 

Tuỳ thuộc vào số lượng bóng đèn được sử dụng, ổ cắm gian hàng sử dụng thì khi đăng ký thuê không gian hội chợ thì ban tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại sẽ gửi cho thương nhân bản hướng dẫn tham gia và bản đăng ký điện tiêu thụ. Theo đó, doanh nghiệp tham gia hội chợ, triển lãm thương mại nên nhờ nhà thầu thi công gian hàng hỗ trợ mình trong việc đăng ký chinh xác số lượng đèn điện, quạt cần sử dụng trong gian hàng.

2.5. Chi phí làm thẻ thi công gian hàng hội chợ, triển lãm thương mại:

Trong thời gian chuẩn bị cho hội chợ, triển lãm thương mại thì đơn vị thi công gian hàng cho thương nhân tham gia hội chợ đó phải có thẻ thi công để ra vào toà nhà, khu vực triển lãm. Đây là loại thẻ mà đội ngũ thi công phải đeo và mang theo người trong suốt thời gian thi công.

Theo tìm hiểu, Luật LVN Group nhận thấy chi phí làm thẻ này thường được áp dụng mức 110 nghìn đồng/ 1 thẻ.

2.6. Một số chi phí khác được chi trả cho việc tham gia hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại:

Ngoài những chi phí mà thương nhân bắt buộc phải chi trả như đã nêu trên, theo Luật LVN Group, khi thương nhân tham gia vào hội chợ, triển lãm thương mại cần phải dự trù thêm một số khoản chi phí sau:

– Chi phí mà thương nhân chi trả cho nhà thầu thi công trong việc thiết kế gian hàng hội chợ, triển lãm thương mại;

– Chi phí ăn uống, đi lại cho nhân công, người bán hàng tại hội chợ, triển lãm;

– Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để thi công gian hàng hội chợ, triển lãm thương mại;

– Chi phí trang trí nội thất cho gian hàng tại hội chợ, triển lãm thương mại;

– Phí bảo hiểm gian hàng;

– Phí thuê kho lưu trữ hoặc bảo quản tài sản tại gian hàng hội chợ, triển lãm…

Ngoài ra, thương nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại còn phải chuẩn bị dự trù một số loại chi phí khác phụ thuộc vào nhu cầu của thương nhân hoặc yêu cầu của ban tổ chức hội chợ, triển lãm.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Luật Thương mại năm 2005.