Mất giấy khai sinh bản chính có được cấp lại bản gốc không?

1. Quy định của pháp luật hiện hành về giấy khai sinh:

1.1. Thế nào là Giấy khai sinh?

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 thì Giấy khai sinh được xác định là một văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh và được công nhận các thông tin cơ bản sau:

– Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

– Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

– Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

1.2. Giá trị pháp lý của giấy khai sinh đối với cá nhân đăng ký khai sinh:

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì giá trị pháp lý của giấy khai sinh được công nhận như sau:

– Giấy khai sinh được xác định là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân;

– Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con đều phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó;

– Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Như vậy, có thể hiểu đơn giản, giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng, được sử dụng làm căn cứ điều chỉnh các thông tin về những giấy tờ khác của cá nhân.

2. Mất giấy khai sinh bản chính có được cấp lại bản gốc không?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam nói chung và pháp luật hộ tịch nói riêng chưa có quy định về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh của người bị mất giấy khai sinh. Theo đó, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà người bị mất Giấy khai sinh có thể xin Đăng ký lại việc khai sinh hoặc xin cấp Bản sao trích lục hộ tịch. Cụ thể các trường hợp như sau:

– Trường hợp 1: Cấp Bản sao trích lục Giấy khai sinh cho cá nhân bị mất Giấy khai sinh nhưng Sổ hộ tịch vẫn còn lưu giữ thông tin hộ tịch này:

Trong trường hợp bị mất Giấy khai sinh bản gốc thì người yêu cầu sẽ được cấp Bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh mà không được cấp lại Giấy khai sinh bản gốc.

– Trường hợp 2: Thực hiện đăng ký lại khai sinh cho cá nhân bị mất Giấy khai sinh và mất cả Sổ hộ tịch:

Theo quy định tại Điều 76 Luật Hộ tịch năm 2014 và khoản 1 Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì cá nhân sẽ được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện đăng ký lại Giấy khai sinh bị mất khi đáp ứng đầy đủ cả 02 điều kiện sau:

+ Đã thực hiện đăng ký khai sinh từ trước ngày 01 tháng1 năm 2016;

+ Cả Giấy khai sinh bản gốc và Sổ hộ tịch gốc đều bị mất.

Nếu người yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh gốc đáp ứng đây đủ 02 điều kiện nêu trên thì sẽ được thực hiện thủ tục Đăng ký lại Giấy khai sinh.

Như vậy, nếu mất giấy khai sinh bản chính thì người yêu cầu cấp lại sẽ không được cấp lại bản gốc của Giấy khi sinh bởi bản gốc của các giấy tờ chỉ có một bản duy nhất. Nếu bị mất giấy khai sinh, theo từng trường hợp cụ thể thì người yêu cầu sẽ được cấp lại Bản sao trích lục Giấy khai sinh hoặc Giấy khai sinh bản đăng ký lại.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký lại Giấy khai sinh cho người bị mất giấy khai sinh:

Để thực hiện cấp lại Giấy khai sinh thì cần thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

3.1. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu đăng ký lại Giấy khai sinh:

Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư số 04/2020/TT-BTP thì người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm đầy đủ các giấy tờ, tài liệu sau:

– Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

– Bản sao của các giấy tờ của người có yêu cầu hoặc hồ sơ, tài liệu, giấy tờ khác có thể hiện thông tin có liên quan đến nội dung khai sinh của người yêu cầu như:

+ Giấy chứng minh thư nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người cần cấp lại Giấy khai sinh;

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (có thể xin Xác nhận cư trú của chính quyền địa phương);

+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

+ Giấy tờ hợp pháp khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

– Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức hay là người đang công tác trong lực lượng vu trang thì cần phải có thêm Văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh phù hợp với hồ sơ mà cơ quan, đơn vị đang công tác quản lý.

Theo đó, khi có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh thì người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Bên cạnh đó, người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm cũng như hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 04/2022/TT-BTP.

3.2. Nộp hồ sơ yêu cầu đăng ký lại khai sinh:

Sau khi chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ, tài liệu nêu trên thì người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về hộ tịch.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh sẽ nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nếu có thay đổi về nơi thường trú thì có thể nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi người có yêu cầu thường trú để thực hiện đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Hộ tịch- Tư pháp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đăng ký.

3.3. Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn giải quyết hồ sơ yêu cầu đăng ký lại khai sinh cho người có yêu cầu:

Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì việc giải quyết hồ sơ để cấp lại Giấy đăng ký khai sinh cho người có yêu cầu sẽ phụ thuộc vào nơi mà người yêu cầu nộp hồ sơ. Cụ thể như sau:

– Thứ nhất, người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đã đăng ký khai sinh trước đây:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ của người yêu cầu gửi đến. Nếu xét thấy hồ sơ chưa đảm bảo theo quy định của pháp luật về hộ tịch thì cán bộ tư pháp- hộ tịch có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người yêu cầu sửa đổi, bổ sung đầy đủ để hoàn thiện tính hợp pháp của hồ sơ. Nếu kiểm tra hồ sơ và xét thấy việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch năm 2014.

Theo đó, nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

– Thứ hai, người có yêu cầu cấp lại Giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp/ xã phường nơi đăng ký thường trú mà không phải là nơi trước đây được cấp Giấy khai sinh.

Trong trường hợp này, do người có yêu cầu không làm Giấy khai sinh tại địa phương này nên thông tin, dữ liệu về hộ tịch không được lưu trữ tại Phòng Hộ tịch- Tư pháp của địa phương. Do đó mà khi nhận được hồ sơ yêu cầu cấp lại Giấy đăng ký khai sinh của người có yêu cầu thì công chức tư pháp – hộ tịch phải có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân nơi làm thủ tục cấp lại Giấy khai sinh cho người đó có văn bản đề nghị Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đăng ký lại khai sinh cho người có yêu cầu thì Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi đã đăng ký khai sinh cho người đó trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về kết quả xác minh về việc lưu trữ thông tin hộ tịch của người có yêu cầu đó trong sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký và cấp giấy khai sinh.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Hộ tịch năm 2014;

– Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 15/11/2015 Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

– Thông tư số 04/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 28/5/2022 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.