Mẫu đề nghị thanh toán công nợ bằng tiếng Anh, song ngữ

1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ:

1.1. Mẫu đề nghị thanh toán công nợ song ngữ:

Name of your company                                                Socialist Republic of Vietnam

                                                                                Independence – Freedom – Happiness

                                                                                            Place, day….month…..year…..

CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT

     No: ……

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT

No: ………

Căn cứ vào hợp đồng thương mại số…….., được ký ngày …………giữa:

Based on the commercial contract number ……., Was signed on ………between:

Người mua/ Buyer:………

Địa chỉ/ Address:………

Điện thoại/Phone number: ………

Đại diện/ Represent: ………

Chức vụ/ Position: ………

Người bán/ Seller: …………

Địa chỉ/ Address:………

Điện thoại/Phone number: ……

Đại diện/ Represent: ………

Chức vụ/ Position: …………

Căn cứ vào điều khoản thanh toán của hợp đồng:

Based on the payment terms of the contract:

– Thanh toán trước…… ngày sau ký hợp đồng/ Payment in advance …… the day after signing the contract.

-Thanh toán……còn lại của hợp đồng trước khi giao/ Payment …… remaining of the contract before delivery.

Hôm nay, ngày ……tại……., chúng tôi xin xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được …….. thanh toán trước cho hợp đồng này vào ……, với số tiền là……

Today, ……at ……., We would like to confirm that we received ……prepayment for this contract on ….for the amount of ……

Phần thanh toán còn lại của hợp đồng sẽ được chúng tôi thông báo khi hàng hóa đã chuẩn bị xong.

The remaining payment of the contract will be notified by us when the goods have been prepared.

Công ty chúng tôi vô cùng cảm ơn sự hợp tác từ Quý Công ty trong thời gian qua.

Our company deeply thanks for the cooperation from your company in the past.

                                                                      Giám đốc công ty/ Director of the company

1.2. Mẫu biên bản đề nghị thanh toán công nợ bằng tiếng Anh:

Name of your company                                                Socialist Republic of Vietnam

                                                                                Independence – Freedom – Happiness

                                                                                            Place, day….month…..year…..

CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT

     No: ……

Based on the commercial contract number ………., Was signed on …….between:

Buyer:………

Address:………

Phone number: ………

Represent: ………

Position: ………

Seller: ………

Address:………

Phone number: ………

Represent: ………

Position: ………

Based on the payment terms of the contract:

Payment in advance ……… the day after signing the contract.

Payment ……… remaining of the contract before delivery.

Today, …at ………., We would like to confirm that we received 50% prepayment for this contract on ……for the amount of ………

The remaining payment of the contract will be notified by us when the goods have been prepared.

Our company deeply thanks for the cooperation from your company in the past.

Director of the company

2. Khái niệm về công nợ:

Công nợ là một khái niệm chuyên ngành kế toán tương đối phức tạp. Hiểu theo một cách đơn giản, khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nào đó hoặc thanh toán cho cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức, số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi là công nợ của doanh nghiệp.

Trên thực tế, việc thanh toán tiền muộn không phải là điều hiếm gặp. Thế nhưng, việc chi trả muộn cần được thỏa thuận một cách rõ ràng giữa các bên trước khi có sự tiến hành hợp tác sau đó. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, phía đối tác khá “lì” trong việc thanh toán nốt các khoản nợ còn trước đó, khi ấy, mẫu đề nghị thanh toán công nợ giúp thông báo công nợ đến phía đối tác, nó vừa có thể giữ được sự chuyên nghiệp, lại vừa có thể nhắc nhớ được việc thanh toán nốt các khoản nợ.

3. Ý nghĩa của công văn đề nghị thanh toán công nợ: 

Đề nghị thanh toán công nợ là vấn đề hết sức quan trọng và việc viết giấy đề nghị thanh toán công nợ cần phải đảm bảo được tính pháp lý vì:

 – Giấy đề nghị thanh toán công nợ là mẫu đơn mang tính pháp lý, có ý nghĩa quan trọng trước pháp luật.

 – Là chứng cứ quan trọng được đưa ra trong trường hợp xảy ra các tranh chấp giữa các bên về vấn đề hợp đồng hoặc thanh toán tiền hàng, dịch vụ.

 – Thể hiện sự thúc giục, nhắc nhở khéo léo, lịch sự với đối tác trong việc thanh toán khoản nợ còn thiếu.

Về cơ bản thì mẫu đề nghị thanh toán công nợ sẽ là mẫu giấy có vai trò và ý nghĩa trong những trường hợp các bên còn thiếu sót trong quá trình thanh toán, ngoài việc giúp các bên thực hiện thông báo nhắc nhở, nó còn giúp cho các bên đảm bảo được quyền lợi của chính mình trong vấn đề hợp tác, làm ăn hiện nay.

 4. Những nội dung có trong mẫu đề nghị thanh toán công nợ:

 Một mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ sẽ bao gồm các nội dung cơ bản như sau:

 – Thông tin về cá nhân, công ty, tổ chức gửi thông báo đề nghị đến phía đối tác còn khoản nợ cần thanh toán.

 – Thông tin về người được đề nghị thanh toán công nợ.

 – Số lượng về chứng từ gốc được đính kèm làm minh chứng.

– Nội dung chi tiết về khoản nợ cần thanh toán

– Số tiền nợ.

– Căn cứ được kèm theo.

 – Xác nhận của người có thẩm quyền.

Như đã phân tích trên đây, mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ có giá trị pháp lý, do vậy, cần phải đảm bảo nội dung pháp lý như sau:

 – Phần đầu của biểu mẫu bao gồm: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên công ty, tổ chức, Thời gian và địa điểm. 

+ Phần Quốc hiệu và Tiêu ngữ thì sẽ được viết ở chính giữa, Quốc hiệu sẽ viết in hoa toàn bộ còn Tiêu ngữ sẽ được viết hoa các chữ cái đầu của mỗi chữ.

 + Địa điểm và thời gian viết ngay dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ và ghi in nghiêng ở góc bên phải.

 + Tên công ty sẽ được ghi ở góc bên trái của mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ, có thể song song với phần Quốc hiệu và tiêu ngữ (không được viết cao hơn).

 – Tên của đơn viết in hoa, in đậm, ở chính giữa. Ví dụ: “ĐƠN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ”.

 – Phần nội dung chính của mẫu đơn:

 + Kính gửi: Họ và tên, chức vụ và tên bộ phận, tên công ty của người cần thanh toán công nợ.

 + Tên hợp đồng số: thông tin của hợp đồng đã được ký kết giữa 2 bên, thường là ký hiệu bằng số hợp đồng.

 + Thời gian ký hợp đồng

 + Thông tin của công ty cần thực hiện việc thanh toán công nợ. 

 + Nêu ra mục đích của việc viết đơn đề nghị thanh toán công nợ.

 + Căn cứ pháp lý liên quan, điều khoản, nội quy được đính kèm.

 + Thời gian được thỏa thuận về việc thanh toán khoản nợ.

 + Số tiền vả thời gian cần thanh toán.

 – Chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.

 Về cơ bản, viết mẫu đơn đề nghị thanh toán công thường khá đơn giản, nhưng chú ý về thông tin cần được ghi một cách rõ ràng và chính xác, đặc biệt là số tiền, số tài khoản và các căn cứ pháp luật được đính kèm. Bởi, nội dung này ngoài việc có giá trị đề nghị bên đối tác thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền mà còn có giá trị pháp lý nếu các bên có xảy ra tranh chấp về việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

5. Lưu ý gì khi viết mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ?

– Về nội dung của mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ:

Mọi nội dung trong đơn đề nghị thanh toán công nợ đều phải đảm bảo độ chính xác và phải bao gồm thông được các bên thỏa thuận, thống nhất với nhau, và đã đưa ra quyết định cuối cùng. Khi viết, cần đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản, bao gồm các tiêu mục đã nêu trên. Bên cạnh đó, cần chú ý, không được viết quá lan man, dài dòng, cần tập trung vào nội dung chính là thông báo về công nợ và những căn cứ pháp lý cần thiết, vừa thông báo, vừa đảm bảo có giá trị pháp lý yêu cầu bên đối tác thực hiện nghĩa vụ thanh toán hợp đồng.

 – Về hình thức của mẫu đơn đề nghị thanh toán công nợ:

Thực tế, đây là một mẫu giấy tờ có giá trị tính pháp lý quan trọng, nên hình thức của đơn sẽ cần phải chuẩn chỉnh trong từng phần, từng chi tiết nhất định. Ví dụ, mẫu đơn cần đảm bảo về một mẫu văn bản pháp lý như: font chữ, cỡ chữ hay màu chữ, căn chỉnh lề,… đảm bảo theo đúng chuẩn văn bản hành chính văn phòng bắt buộc. Phong cách ngôn ngữ chuẩn khoa học, lịch sự, nghiêm túc, hhông sử dụng phong cách ngôn ngữ đùa giỡn, đời thường hay sử dụng từ ngữ chuyên ngành gây khó hiểu.

– Không có sự tẩy xóa, gạch, chỉnh sửa trong mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ gửi đối tác:

Việc tẩy xóa hay sửa chữa trong đơn là điều không được xảy ra, bởi việc này sẽ khiến cho mẫu đơn đề nghị thanh toán mất đi tính quan trọng của nó cũng như không được công nhận trong trường hợp xảy ra tranh chấp cần có sự can thiệp của pháp luật. Vì thế, sử dụng mẫu đơn đề nghị thanh toán bằng cách đánh máy sẽ là điều mà bạn nên thực hiện thay vì lựa chọn sử dụng mẫu đơn đề nghị thanh toán viết bằng tay.

 – Đảm bảo có sự xác nhận của người đại diện doanh nghiệp:

Chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, Giám đốc và đóng dấu là điều cực kỳ quan trọng. Bên cạnh đó, chữ ký cần được rõ ràng, rõ nét, tránh cho việc chữ ký mờ, thiếu nét, không giống trong chữ ký của bản hợp đồng đã được ký kết trước đó.