Mẫu thư mời họp đại hội đồng cổ đông bất thường mới nhất

1. Mẫu thư mời họp đại hội đồng cổ đông bất thường mới nhất:

Công ty……. Số:…/20../HĐQT-TB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………, ngày ….tháng …năm ….

THƯ MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG

Kính gửi: Quý cổ động Công ty Cổ phần ….

Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần……. xin trân trọng kính mời Quý cổ đông của công ty đến tham dự Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty Cổ phần ……….. năm …..

1. Thời gian tổ chức cuộc họp:  Từ …giờ đến …. giờ ….ngày …tháng ….năm ….

2. Địa điểm tổ chức cuộc họp :………..

3. Nội dung cuộc họp :

– Báo cáo kết quả công tác năm …..và phương hướng nhiệm vụ ……;

– Báo cáo phương án chia cổ tức năm …..và Phương án tăng vốn Điều lệ;

– Báo cáo của Ban kiểm soát;

– Báo cáo sửa đổi và bổ sung Điều lệ Công ty;

– Thông qua nghị quyết Đại hội.

4. Thành phần tham dự: Tất cả các cổ đông có tên trong danh sách đã được ban hành kèm theo thư mời này.

5. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp: Đã được công bố tại website của Công ty Cổ phần….. (địa chỉ website).

6. Các vấn đề cần lưu ý khi tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

– Trường hợp đặc biệt, cổ đông không tham dự được thì có thể ủy quyền cho người khác dự họp;

– Khi đến tham dự cuộc họp, cổ đông hoặc người đi dự cuộc họp theo uỷ quyền của cổ đông mang theo Thư mời họp này, giấy tờ tuỳ thân hợp lệ, Giấy uỷ quyền tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường (trong trường hợp được uỷ quyền).

Công ty cổ phần … rất hân hạnh được đón tiếp quý cổ đông đến tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường này.

Trân trọng!

T/M Hội đồng quản trị Chủ tịch

2. Cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường được tổ chức khi nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì hiện nay đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức họp thường niên mỗi năm một lần. Tuy nhiên, ngoài cuộc họp cổ đông thường niên thì có thể triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường và việc họp phải được tổ chức trên lãnh thổ Việt Nam. Cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường là cuộc họp không được lên kế hoạch trước mà khi diễn ra những vấn đề ảnh hưởng đến lợi ích của công ty, ảnh hưởng đến lợi ích của các cổ đông, nhóm cổ đông thì mới có thông báo về việc triệu tập cuộc họp này.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì những trường hợp sau, công ty cổ phần sẽ triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

– Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;

– Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;

– Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;

– Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Như vậy, nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì công ty có thể triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để giải quyết những vấn đề cần phải được giải quyết ngay lập tức để bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Nếu không thuộc một trong các trường hợp trên thì công ty sẽ không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường.

3. Điều kiện để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

Ngoài các trường hợp cần tiến hành triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì để tiến hành cuộc họp đại hội đồng cổ đông thì công ty phải lưu ý các điều kiện được quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể như sau:

– Đối với cuộc họp thứ nhất: Khi triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất thì số cổ đông tham dự họp đại diện phải đáp ứng trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định;

– Đối với cuộc họp lần thứ hai:

Trong trường hợp cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành như đã nêu trên thì công ty cổ phần sẽ tiến hành thông báo cuộc họp lần thứ hai. Khi triệu tập cuộc họp lần thứ hai thì công ty phải gửi thông báo đến các cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất nếu trong Điều lệ của công ty không có quy định khác.

Tuy nhiên, sau thời gian thông báo thì cuộc họp đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông tham dự họp Đại hội đồng đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Tỷ lệ cụ thể này do Điều lệ công ty quy định.

– Đối với cuộc họp lần thứ ba:

Trong trường hợp cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ hai không đủ điều kiện để tiến hành theo điều kiện nêu trên thì công ty có thể mở cuộc họp lần thứ ba. Để có thể mở cuộc họp đại hội đồng cổ đông lần thứ ba thì công ty phải có trách nhiệm thông báo mời họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai nêu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba này vẫn được tiến hành sẽ không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Ai có thẩm quyền triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường?

Việc triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường phải do cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền thực hiện. Theo đó, tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì những đối tượng sau có quyền triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường:

4.1. Hội đồng quản trị công ty:

Khi hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích công ty hoặc số lượng thành viên hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên tối thiểu theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Hội đồng quản trị có thể triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường.

Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì quyết định của Hội đồng quản trị chỉ được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành. Trong trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

4.2. Ban kiểm soát công ty:

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Ban kiểm soát không phải là đối tượng có quyền trực tiếp triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông mà Ban kiểm soát có thể yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất cứ lúc nào.

Sau khi có yêu cầu, Hội đồng quản trị của công ty sẽ xem xét yêu cầu và tiến hành triệu tập theo như quy định và phân tích tại mục 4.1 của bài viết này.

4.3. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có cổ phần trong công ty:

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông có sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau:

– Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;

– Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, khi đáp ứng điều kiện trên thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường tại công ty.

5. Các công việc được thực hiện khi triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

Để tiến hành thực hiện triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường thì hội đồng quản trị cũng như công ty phải thực hiện một số công việc cụ thể sau:

– Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;

– Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

– Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

– Xác định thời gian và địa điểm họp;

– Lập chương trình và nội dung cuộc họp;

– Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

– Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Công việc khác phục vụ cuộc họp.

Lưu ý: Trong trường hợp Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày số thành viên bị giảm quá một phần ba số lượng thành viên theo quy định.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Luật Doanh nghiệp năm 2020.