Xác định thời điểm xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng, thanh toán

1. Hóa đơn là gì và nội dung thể hiện trên hoá đơn: 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là một loại chứng từ kế toán được lập bởi các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Mục đích của việc lập hóa đơn là nhằm ghi nhận lại những thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nội dung của một hóa đơn được coi là hợp pháp bao gồm:

– Tên loại hóa đơn.

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

– Tên liên hóa đơn.

– Số thứ tự hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Và theo quy định của pháp luật, hóa đơn hiện gồm những hình thức sau:

– Hóa đơn tự in:

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử được hiểu là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử để nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:

+ Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

+ Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

– Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: đây là loại hóa đơn được thể bằng giấy do cơ quan thuế đặt in sau đó bán cho những cá nhân, tổ chức được phép mua bán hóa đơn của cơ quan thuế.

2. Xác định thời điểm xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng, thanh toán: 

Căn cứ tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của người bán là phải tiến hành lập hóa đơn để giao cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Như vậy, doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Với những trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ hay xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa vẫn sẽ phải lập hóa đơn.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thời điểm để xác định thuế được quy định cụ thể như sau:

– Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không cần xác định vấn đề đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung ứng dịch vụ: tính là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không cần xác định vấn đề đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý: trường hợp dịch vụ viễn thông, thời điểm xác định thuế chính là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ kết nối viễn thông theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ viễn thông nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối viễn thông.

– Trường hợp hoạt động cung cấp điện, nước sạch: thời điểm được tính là ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ để ghi trên hóa đơn tính tiền.

– Với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng hoặc cho thuê: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng.

– Với hoạt động xây dựng, lắp đặt, bao gồm cả đóng tàu: thời điểm xác định thuế được tính là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không cần xác định vấn đề đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thì thời điểm xác định thuế chính là thời điểm đăng ký tờ khai hải quan.

Do vậy, có thể thấy nếu mới nhận tiền tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng mà tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng thì không cần phải lập hóa đơn đối với khoản tiền đã tạm ứng đó.

Còn trường hợp lập hóa đơn được đặt ra khi công ty nhận tiền tạm ứng nhưng đã cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng đã được thực hiện như trên.

3. Mức xử phạt đối với hành vi vi phạm khi lập hóa đơn:  

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận. Căn cứ điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cụ thể như sau:

– Áp dụng phạt cảnh cáo: 

Mức phạt cảnh cáo là mức phạt nhẹ nhất khi lập hóa đơn sai thời điểm.

Doanh nghiệp bị phạt cảnh cáo trong trường hợp sau:

+ Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến hậu quả là chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

+ Thực hiện lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn.

+ Trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, doanh nghiệp lập sai hóa đơn nhưng đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định. Đồng thời không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

– Mức phạt tiền từ 500 nghìn đồng đến 1,5 triệu đồng:

+ Theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà không lập hóa đơn tổng hợp.

+ Đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất mà không lập hóa đơn.

– Mức phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng: 

Doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, tuy nhiên chưa dẫn đến hậu quả làm chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

– Mức phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng:

+ Thực hiện hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm heo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

+ Thực hiện lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

+ Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế.

+ Lập sai hóa đơn và đã thực hiện giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.

+ Khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế mà thực hiện lập hóa đơn điện tử.

+ Trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà thực hiện lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ.

+ Thực hiện lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng:

Khi doanh nghiệp thực hiện hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.

– Ngoài mức phạt tiền như trên, cá nhân, tổ chức còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là phải lập hóa đơn theo quy định.

CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT: