Mẫu đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí kèm hướng dẫn mới

1. Giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí là gì? 

Giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí là một loại giấy tờ kế toán được sử dụng để yêu cầu doanh nghiệp cấp một khoản tiền hoặc vật tư cho người lao động để thực hiện một công việc hoặc mục đích nào đó đã được phê duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng phải được lập bởi người nhận tạm ứng và có chữ ký của người có thẩm quyền duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên, bộ phận, số tiền, mục đích và thời gian thanh toán của người nhận tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xuất quỹ cho người lao động và làm thủ tục kế toán. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với số tiền đã nhận và chỉ được sử dụng theo đúng mục đích đã được duyệt. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc để quyết toán số tiền đã sử dụng và trả lại số tiền còn dư (nếu có).

Giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí cần được viết một cách rõ ràng, chính xác và có tính thuyết phục để được chấp thuận.

2. Mẫu đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí:

2.1. Mẫu đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí – Mẫu 1:

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Ngày…..tháng….năm……

Số…..

Kính gửi:…….

Tên là:……..

Bộ phận (hoặc chỉ):……..

Đề nghị cho tạm ứng tiền:…….

Được viết bằng……

Lý do tạm ứng……..

Thời hạn thanh toán…….

 Hướng dẫn viết:

1.Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận mà người xin tạm ứng làm việc.

2.Ghi rõ người gửi có thẩm quyền xét duyệt (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc doanh nghiệp).

3.Người xin tạm ứng ghi rõ thông tin của mình (họ tên, địa chỉ, bộ phận, đơn vị làm việc).

4.Số tiền xin tạm ứng viết bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.

5.Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng:

‐ Tạm ứng tiền công tác phí từ ngày …. đến ngày ….. tại chi nhánh X, thành phố Y;

‐ Tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm tháng ….

‐ Tạm ứng tiền mua vật tư cho hạng mục nền móng công trình Z.

6. Thời hạn thanh toán: ghi õ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

7. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Phụ trách bộ phận phận kí xác nhận và kế toán trưởng xem xét, nêu rõ ý kiến đề nghị người có thẩm quyền duyệt chi. Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

2.2. Mẫu đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí – Mẫu 2:

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG BỔ SUNG KINH PHÍ 

 

Kính gửi: Ban giám đốc công ty……

Thưa Ban giám đốc,…..

Tôi tên là……, là trưởng phòng kế toán của công ty…….. Tôi xin gửi đến Ban giám đốc giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí cho dự án………

Dự án……là một dự án quan trọng của công ty……, được khởi động từ tháng … năm …. và dự kiến hoàn thành vào tháng …. năm ….. Dự án này nhằm mục tiêu phát triển một sản phẩm mới có tính cạnh tranh cao trên thị trường.

Theo kế hoạch ban đầu, dự án…… được cấp kinh phí là 500 triệu đồng. Tuy nhiên, do có một số thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, như tăng chi phí nguyên vật liệu, thuê nhân sự chuyên môn cao, mua sắm thiết bị mới… nên kinh phí hiện tại của dự án đã vượt quá kế hoạch ban đầu.

Để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án, tôi xin đề nghị Ban giám đốc cấp tạm ứng bổ sung kinh phí cho dự án……là 200 triệu đồng. Kinh phí này sẽ được sử dụng cho các hoạt động sau:

– Mua sắm nguyên vật liệu: 100 triệu đồng

– Thuê nhân sự chuyên môn cao: 50 triệu đồng

– Mua sắm thiết bị mới: 50 triệu đồng

Tôi cam kết sẽ quản lý và sử dụng kinh phí một cách hợp lý và hiệu quả, cũng như báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện dự án và sử dụng kinh phí cho Ban giám đốc.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc đã quan tâm và hỗ trợ cho dự án…….. Tôi mong nhận được sự phê duyệt của Ban giám đốc sớm nhất có thể.

Trân trọng,

2.3. Mẫu đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí – Mẫu 3:

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG BỔ SUNG KINH PHÍ

Ngày…..tháng….năm….

Số: ………

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty…….

Tôi tên là:…….

Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh

Đề nghị cho tạm ứng bổ sung số tiền: ….. đồng (Bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn)

Lý do tạm ứng bổ sung: Theo kế hoạch đã được Ban giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ tổ chức một chương trình khuyến mãi cho khách hàng mới từ ngày …. đến ngày …….. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, do tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, chi phí thuê địa điểm, trang trí và quảng cáo cho chương trình đã tăng cao hơn dự kiến. Do đó, phòng kinh doanh cần bổ sung thêm kinh phí để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của chương trình.

Trước đây, phòng kinh doanh đã nhận được số tiền tạm ứng là ……. đồng (Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng chẵn) vào ngày ……. theo Giấy đề nghị tạm ứng số ……/KĐ-…… Tuy nhiên, số tiền này không đủ để chi trả cho các khoản phát sinh trong quá trình tổ chức chương trình.

Vì vậy, tôi kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và cho phép tạm ứng bổ sung số tiền trên để phòng kinh doanh có thể hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất.

Tôi xin cam kết sử dụng số tiền tạm ứng bổ sung theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Sau khi kết thúc chương trình, tôi sẽ lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, đã sử dụng và chênh lệch (nếu có).

Kính mong Ban giám đốc xem xét và cho ý kiến.

Trân trọng.

3. Nội dung cần có trong giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí:

Nội dung cần có trong giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí là:

– Tên đơn vị yêu cầu tạm ứng bổ sung kinh phí, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư.

– Lý do yêu cầu tạm ứng bổ sung kinh phí, bao gồm mục tiêu, nội dung và tiến độ của dự án hoặc hoạt động cần kinh phí.

– Số tiền tạm ứng bổ sung kinh phí đã được duyệt và số tiền tạm ứng bổ sung kinh phí cần thêm, cùng với bảng chi tiết nguồn gốc và cách sử dụng kinh phí.

– Thời hạn hoàn trả kinh phí tạm ứng bổ sung và cam kết chịu trách nhiệm về việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng quy định và báo cáo kết quả.

– Chữ ký của người đại diện đơn vị yêu cầu tạm ứng bổ sung kinh phí và của người có thẩm quyền duyệt yêu cầu.

4. Những lưu ý khi viết giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí:

Để viết được một giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí hiệu quả và chính xác, bạn cần lưu ý những điểm sau:

– Xác định rõ nguồn gốc và mục đích của việc tạm ứng bổ sung kinh phí. Nêu rõ nguồn gốc của kinh phí (nhà nước, tổ chức, cá nhân, …) và mục đích sử dụng kinh phí (thanh toán tiền hàng, chi phí du lịch, hỗ trợ khẩn cấp, …).

– Thống nhất về số tiền và thời hạn tạm ứng bổ sung kinh phí. Bạn cần ghi rõ số tiền cần tạm ứng bổ sung (bằng chữ và bằng số) và thời hạn hoàn trả kinh phí (theo ngày, tháng, năm). Hãy đảm bảo rằng số tiền và thời hạn tạm ứng bổ sung kinh phí là hợp lý và khả thi.

– Tuân thủ các quy định về trình tự và thủ tục xin tạm ứng bổ sung kinh phí. Cần biết rõ ai là người có thẩm quyền duyệt và cấp kinh phí cho bạn (cấp trên, cơ quan tài chính, …) và làm theo các quy định về hình thức, nội dung và hồ sơ xin tạm ứng bổ sung kinh phí của đơn vị mình.

– Sử dụng ngôn ngữ chính thức và trang trọng khi viết giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí. Dùng ngôn ngữ chuẩn mực, lịch sự và tránh sử dụng các từ ngữ thô tục, sai sót chính tả hay viết tắt. Giấy đề nghị tạm ứng bổ sung kinh phí cần được trình bày một cách rõ ràng, logic và có dấu hiệu nhận biết của đơn vị mình (tên, logo, chữ ký, …).

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

–