Hồ sơ địa chính là một loại tài liệu quản lý và cung cấp thông tin địa chính của địa phương một cách chi tiết và cụ thể. Vậy Hồ sơ địa chính bao gồm những giáy tờ, tài liệu nào? Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính được thể hiện qua những mặt nào?
1. Thế nào là hồ sơ địa chính?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT thì hồ sơ địa chính được quy định chính là tập hợp những tài liệu có thể hiện chi tiết thông tin về tình trạng và hiện trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ cho nhu cầu quản lý Nhà nước về đất đau và nhu cầu khai thác thông tin về đất đai của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Hồ sơ địa chính do mỗi địa phương xây dựng và quản lý theo cả hai dạng: giấy tờ- sổ sách và cơ sở dữ liệu đất đai điện tử. Việc xây dựng, quản lý sổ địa chính ở địa phương được thực hiện bằng sự kết hợp của cả Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký biến động đất đai và Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn.
2. Hồ sơ địa chính gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành thì hồ sơ địa chính là một loại hồ sơ do địa phương xây dựng, vận hành và quản lý dưới dạng sổ và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, bao gồm những thành phần tài liệu sau:
– Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
– Sổ địa chính;
– Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Trong trường hợp địa phương chưa xây dựng cơ sử dữ liệu đất đai, quản lý địa chính bằng điện tử thì hồ sơ địa chính sẽ bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu sau:
– Tài liệu điều tra đo đạc địa chính và Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở dạng giấy và dạng sổ (nếu có);
– Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng sổ;
– Sổ theo dõi biến động đất đai được lập ở dạng giấy.
Tuy nhiên, hiện nay Nhà nước đang khuyến khích việc số hoá, điện tử hoá hồ sơ địa chính để cắt giảm các thủ tục hành chính và nhanh gọn hơn trong việc tra cứu thông tin về địa chính của địa phương.
3. Nguyên tắc và trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương:
3.1. Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương:
Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT thì hồ sơ địa chính được lập, cập nhật và chính lý theo nguyên tắc sau:
– Về việc lập hồ sơ địa chính: hồ sơ địa chính được lập theo nguyên tắc phân chia đơn vị hành chính. Có nghĩa là được lập theo từng đơn vị hành chính cấp xã/ phường/ thị trấn có trách nhiệm lập hồ sơ địa chính;
– Việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục hành chính mà pháp luật quy định;
– Nội dung của hồ sơ địa chính được lập phải thống nhất với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp cho người sử dụng đất và phải phù hợp với hiện trạng quản lý và sử dụng đất của địa phương.
3.2. Trách nhiệm lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương:
Các cơ quan có trách nhiệm trong việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính ở địa phương bao gồm: Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký biến động đất đai/ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Uỷ ban nhân dân cấp xã. phường/ thị trấn. Cụ thể, mỗi cơ quan được giao trách nhiệm sau:
Thứ nhất, trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường trong việc thực hiện lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính:
– Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai;
– Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; lập, cập nhật và chỉnh lý biến động thường xuyên sổ địa chính và các tài liệu khác của hồ sơ địa chính ở địa phương.
Thứ hai, trách nhiệm của Văn phòng đăng ký biến động đất đai/ Chi nhánh văn phòng đăng ký biến động đất đai trong việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính:
– Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai;
– Tổ chức lập, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính ngoài các tài liệu bản đổ địa chính, sổ mục kê đã nêu trên;
– Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn sử dụng.
Lưu ý: Chi nhánh văn phòng đăng ký biến động đất đai chỉ được thực hiện các công việc đã nêu trên đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền giải quyết.
Thứ ba, trách nhiệm của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trong việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính:
Trách nhiệm của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được đặt ra khi địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký biến động đất đai.
– Trách nhiệm của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh:
+ Chủ trì tổ chức việc lập sổ địa chính;
+ Cung cấp tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện;
+ Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai và các tài liệu khác đối với các thửa đất của các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư.
– Trách nhiệm của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện: Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai và các tài liệu khác đối với các thửa đất của các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam; cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng.
Thứ tư, trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn trong việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính:
Cập nhật, chỉnh lý bản sao tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đang quản lý theo quy định tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT để sử dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương.
4. Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính:
Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT thì Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính được quy định như sau:
Thứ nhất, hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai;
Thứ hai, hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau;
Thứ ba, tài liệu trong hồ sơ địa chính phải thống nhất với hồ sơ thủ tục đăng ký địa chính. Trong trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính;
Thứ tư, xác lập giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính:
Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin hồ sơ địa chính đợc thực hiện như sau:
– Trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận;
– Trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau:
+ Các thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp; trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
+ Các thông tin về đường ranh giới, diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới; trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên Giấy chứng nhận đã cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành ngày 19/5/2014 Quy định về hồ sơ địa chính.
